Un formato de no conformidad sirve para que el hallazgo pueda entenderlo y comprobarlo quien no estuvo presente.

La recomendación de diseño que sigue es editorial y no un requisito adicional del APG.

El APG propone que un informe de no conformidad relacione evidencia de auditoría, requisito aplicable y declaración clara del incumplimiento. La plantilla debe ayudar a reconstruir el hallazgo, no convertir una apreciación vaga en incumplimiento. El diseño del formato debe dejar visible cómo se llegó al hallazgo. Su ejemplo de formulario añade datos de identificación, seguimiento y cierre, pero el propio documento es orientación educativa, no una plantilla obligatoria de ISO. APG, “Nonconformity – Documenting”, pp. 1–3.

Conviene separar el núcleo del hallazgo de los campos que cada organización añade para tramitarlo. El núcleo ayuda a sostener la conclusión; los datos locales ayudan a asignar, analizar y cerrar el caso. Mezclarlos como si todos vinieran de la norma crea formularios que parecen más prescriptivos de lo que respalda la fuente.

El núcleo: tres elementos que deben leerse juntos

El APG resume un hallazgo bien documentado en evidencia, requisito y declaración de no conformidad. No son tres formas de repetir una misma frase. Cada elemento responde a una pregunta distinta: ¿qué se observó?, ¿qué criterio debía cumplirse? y ¿cómo se expresa la diferencia entre ambos? Cuando falta una pieza, el lector puede no entender por qué existe el hallazgo o cómo confirmarlo. APG, pp. 1–2.

La evidencia suele ser lo primero que el auditor anota. El APG describe cómo una observación inicial puede parecer una posible no conformidad antes de que se hayan seguido otras pistas. En esa fase, las notas recogen lo que se vio y permiten continuar comprobando el caso. El documento añade que, si no hay evidencia de auditoría, no hay no conformidad.

Por eso, una impresión como “el proceso no está controlado” no reemplaza un dato verificable: hay que describir el registro, producto, operación o condición observada. APG, p. 1.

Después se identifica el requisito aplicable. Puede proceder de una norma, una regla interna, un reglamento aplicable o una condición acordada con el cliente, según los ejemplos del APG. La fuente insiste en que el auditor identifique el requisito específico relacionado con la evidencia. Si el documento de referencia reúne varias condiciones, escribir solo “cláusula 8.5” puede dejar sin resolver cuál de ellas se está evaluando.

El equipo puede registrar la referencia y el fragmento concreto para mantener ese vínculo visible. APG, pp. 1–2.

La declaración final expresa el incumplimiento con precisión. El APG recomienda que sea comprensible por sí sola, inequívoca, concisa y relacionada con el problema del sistema. También aclara que no debe limitarse a repetir la evidencia ni utilizarse en lugar de ella. Por ejemplo, “se incumple el procedimiento” no explica la diferencia si no dice qué control requería el procedimiento y qué sucedió. La declaración enlaza criterio y hecho sin borrar ninguno. APG, p. 2.

Campos de identificación que puede añadir la planta

El ejemplo de formulario del APG muestra un número de no conformidad, cliente, número de expediente, función o proceso, centro, referencia de norma y cláusula, fecha, auditor y representante auditado. Esos campos permiten reconocer el registro y situarlo. Una organización puede cambiar sus nombres, combinar algunos o vincularlos con un identificador del sistema de gestión. El ejemplo ilustra una posibilidad; no establece una plantilla de certificación. APG, Annex A, p. 3.

Un campo de identificación debería evitar ambigüedades dentro del flujo local. Si hay varios centros o líneas, conviene que el código no dependa de que el lector conozca de memoria dónde se generó. La fecha puede distinguir apertura, observación y cierre si el procedimiento las trata como eventos diferentes. Pero si el formulario solo tiene una casilla “fecha”, la instrucción interna debe aclarar qué momento se registra allí. La fuente no resuelve esa elección de diseño.

“Proceso”, “área” o “función” orientan la búsqueda, aunque no describen la evidencia por sí mismos. Para un defecto encontrado en una operación de montaje, el nombre del área es contexto; el lote, la operación, el equipo o la condición observada pueden ser necesarios para localizar el hecho. No conviertas el nombre de un departamento en sustituto del relato verificable.

También se puede conservar quién prepara el registro y quién lo recibe. El APG muestra auditor y representante auditado, incluida una casilla de reconocimiento. Ese reconocimiento identifica que la comunicación se produjo; no lo presentes automáticamente como aceptación del hallazgo ni como conformidad con la conclusión. Si tu procedimiento asigna otro significado a una firma o casilla, explícalo cerca del campo.

Cómo registrar evidencia sin escribir una opinión

APG pide documentar la evidencia con detalle suficiente para que la organización auditada pueda encontrar y confirmar qué observó el auditor. En otro punto, recomienda registrar y documentar sistemáticamente las no conformidades para darles trazabilidad; llama «preciso» al enunciado que expresa el incumplimiento. APG no establece una lista universal de campos administrativos.

En la práctica, el nivel necesario depende del caso: una referencia a un registro puede requerir fecha, código y revisión; una observación de producto puede necesitar identificación de muestra, lote, punto de control y resultado. Esas son decisiones de documentación local, no una lista literal impuesta por la fuente. APG, p. 2.

Evita adjetivos que ya concluyen por el lector. “Deficiente”, “inadecuado” o “no controlado” pueden esconder qué dato respalda la valoración. En su lugar, describe el registro y el resultado que se revisó. Si una medición forma parte de la evidencia, añade unidad, equipo o instrumento pertinente y las condiciones que influyen en la interpretación. Si la evidencia es documental, identifica el documento y la versión consultada. No hace falta copiar páginas completas si el vínculo y el fragmento son localizables.

El APG dice que la evidencia puede anotarse primero como indicio potencial mientras se siguen pistas adicionales para confirmar si existe una no conformidad. Esta secuencia importa en una investigación: el primer apunte no tiene que convertirse sin revisión en la declaración final. Una casilla de estado como “en verificación” puede ayudar a un flujo local, siempre que no se use para suavizar un incumplimiento ya confirmado.

El documento advierte contra cambiar una no conformidad confirmada por etiquetas más débiles como observación u oportunidad de mejora. APG, p. 1.

Un ejemplo breve de evidencia y requisito

Ejemplo hipotético: durante una auditoría interna de una línea de envasado, la instrucción local exige registrar la comprobación de sellado al inicio de cada turno. En la muestra ficticia de tres turnos del 7 de abril, el registro Q-17 no contiene la comprobación del turno de tarde; la orden de producción L-204 identifica la línea y lote revisados. La evidencia describe documentos y alcance de muestra.

El requisito se registra con la referencia exacta a la instrucción y al paso aplicable. La declaración puede expresar que el control de sellado exigido para ese turno no quedó registrado en Q-17.

El ejemplo no afirma que el lote sea defectuoso, que el sellado fallara ni que el control no se realizara. La ausencia de un registro y la ausencia de una actividad no son automáticamente el mismo hecho. Antes de cerrar, la auditoría debe confirmar qué exigía el criterio, qué evidencia se revisó y si el registro era la evidencia requerida. Los identificadores, fechas y requisito son inventados para explicar la estructura; no corresponden a una empresa ni a resultados observados.

Registrar el requisito que realmente se evaluó

Un formato útil deja sitio para el origen del requisito, su referencia, revisión y texto o fragmento aplicable cuando sea necesario. El APG enumera varias fuentes posibles de requisitos y advierte que algunas cláusulas contienen más de un requisito. Una referencia amplia puede ayudar a orientarse, pero no siempre basta para explicar el hallazgo. El campo debe mostrar qué condición concreta se comparó con la evidencia. APG, p. 2.

Si la obligación viene de una instrucción interna, apunta a su identificador y versión vigente en la fecha auditada. Si procede de un requisito de cliente, documenta cuál y dónde aplica al producto o servicio observado. Si es una exigencia reglamentaria, la organización tiene que verificar su ámbito y vigencia por sus propios medios. El APG menciona estas clases como ejemplos de procedencia; no determina qué regulación resulta aplicable a cada planta.

Si el requisito aplicable no está identificado, no cierres el formulario con una conclusión de no conformidad; solicita el criterio que se está evaluando. Si falta criterio o evidencia, devuelve el borrador para completar en vez de clasificarlo por intuición. El texto del APG es directo: si el auditor no puede identificar un requisito, no puede plantear una no conformidad contra él APG, p. 2.

La recomendación operativa para el sistema interno es dejar el caso pendiente de aclaración, pedir el criterio y conservar las notas de evidencia mientras se decide si el hallazgo procede. Esa pausa es una decisión de control documental, no una frase normativa adicional atribuida al APG.

Escribir una declaración clara

Redacta la declaración después de precisar evidencia y criterio. Puede seguir una forma simple: “Para [objeto o proceso], el requisito [referencia concreta] establece [condición]. En [alcance observado], se encontró [hecho verificable], por lo que [diferencia respecto del requisito]”. No es una fórmula oficial; es una ayuda de redacción para mantener las tres piezas separadas.

La declaración no debe convertirse en una causa raíz, una sanción o una acción correctiva. “El operario no fue formado” puede ser una hipótesis de causa, salvo que exista evidencia suficiente para afirmarlo y sea pertinente al requisito. “Implantar una nueva lista” describe una posible acción, no el incumplimiento. El formulario puede alojar esos temas en otras etapas para que no se mezclen con la identificación inicial.

El APG recomienda que la declaración sea precisa, inequívoca y tan concisa como sea posible. Concisa no significa críptica: debe conservar el sujeto, alcance y condición incumplida que permitan entender el problema del sistema. Tampoco basta con repetir “no existe evidencia”; el lector necesita saber qué requisito se esperaba y qué se comprobó. APG, p. 2.

Separar hallazgo, causa y plan de acción

El ejemplo de APG coloca el hallazgo en la primera sección y deja para después el plan de acción propuesto por la organización. Sus apartados posteriores contemplan análisis de causa, corrección, acción correctiva con fechas, revisión del plan, verificación de implantación y verificación de eficacia. El formulario permite ver que se trata de momentos distintos del registro. La fuente no establece que toda organización deba copiar exactamente esos encabezados ni ese orden. APG, Annex A, p. 3.

Si el formato agrupa esas etapas, usa subtítulos o estados para que no parezcan una sola afirmación. Un hecho observado puede estar confirmado aunque la causa siga investigándose. Una acción puede estar propuesta sin estar aprobada o ejecutada. La verificación de ejecución pregunta si se hizo lo previsto; una comprobación posterior puede evaluar qué resultado produjo. No marques “cerrado” por haber asignado un responsable si el flujo local requiere comprobar actividades posteriores.

El ejemplo de APG incluye fecha de terminación para las acciones y espacios para revisión, comprobación y cierre. En un sistema propio, el responsable, plazo, estado y referencia de evidencia pueden facilitar el seguimiento. Identifícalos como campos administrativos internos. Si se reparten en varios registros, conserva el identificador que permita pasar del hallazgo al plan sin perder la relación.

No escribas una causa como si se desprendiera automáticamente de la no conformidad. En el ejemplo ficticio de sellado, “no hay registro” no permite concluir por sí solo que se omitió el control, que falló un equipo o que faltó formación. Esas explicaciones pertenecen a una investigación y necesitan sus propios datos. Del mismo modo, “actualizar el procedimiento” no demuestra que la acción resuelva el problema ni que se haya aplicado.

Un formulario local: qué conviene definir antes de usarlo

Una plantilla local puede tener campos para requisito, evidencia, enunciado, fecha, proceso y responsable; los campos administrativos adicionales deben ser identificados como diseño propio. Un campo para la referencia del requisito y otro para evidencia observable mantienen separadas las dos bases. El APG respalda la estructura de hallazgo; la selección de campos administrativos corresponde al sistema de cada planta. APG, “Nonconformity – Documenting”, pp. 1–3.

Antes de poner una nueva versión en circulación, acuerda cómo se identifican los registros, qué función abre el hallazgo, qué información se considera evidencia localizable y dónde se referencia el requisito aplicable. Define también quién puede cambiar el estado, qué significa una firma de recepción y cómo se vincula el caso con su plan de acción. Son decisiones de gobierno documental de la organización; el APG no las decide por ella.

Haz una prueba de lectura con alguien que no participó en la auditoría. Pídele que encuentre el registro o producto descrito, señale qué criterio se incumple y reformule la declaración con sus propias palabras. Si no puede hacerlo, revisa primero el vínculo entre requisito y evidencia. Añadir más casillas no resuelve un relato impreciso.

Comprueba que el formulario deja espacio suficiente para hechos verificables, pero no tan poco que el auditor tenga que usar expresiones genéricas. Si el sistema no admite texto extenso, permite adjuntar evidencia y registra la referencia exacta. Una anotación como “ver anexo 2” solo sirve si el anexo tiene un identificador estable y realmente acompaña al registro.

Controla también las versiones del propio formulario. Si cambia el significado de una casilla, la instrucción de uso debería cambiar a la vez. Conserva el historial cuando el procedimiento local lo exija, y evita que un usuario rellene una copia antigua porque la encontró guardada en una carpeta. Estas medidas pueden ayudar a la trazabilidad del sistema; no son campos prescritos por el documento APG.

Qué revisar antes de cerrar el registro

Una revisión final puede comprobar cinco cosas: que la evidencia se localiza; que el requisito corresponde al caso y a su versión; que la declaración expresa la diferencia sin repetir la evidencia; que los datos administrativos permiten seguir el expediente; y que cualquier causa o acción está en la sección adecuada. La lista es una propuesta de control interno inspirada en la estructura de tres partes y en el ejemplo de formulario APG, no una lista de auditoría oficial.

Para un registro con mediciones, revisa que la unidad y el punto de control coincidan con el requisito. Para un hallazgo documental, confirma el nombre y revisión del documento. Para una muestra de producto, conserva la identificación de lote y el alcance efectivamente revisado. El objetivo no es llenar todas las casillas posibles: es que el lector pueda volver a la evidencia sin depender de la memoria de quien auditó.

Si se modifica el enunciado después de la revisión, conserva el rastro de qué cambió y por qué según el procedimiento local. Si se descarta un hallazgo potencial, la organización puede registrar el razonamiento y la evidencia que permitió resolverlo. El APG describe el seguimiento de pistas antes de confirmar y documentar la no conformidad; no prescribe una regla concreta de retención o aprobación para todos los sistemas.

Alcance del documento y del ejemplo

APG deja claro que su material no son criterios de certificación ni una norma ISO aprobada. El documento no impone una plantilla certificable ni formato obligatorio. Un formulario interno puede variar según el sistema de gestión. También indica que el grupo no asume responsabilidad por errores u omisiones y que el documento no constituye un criterio de certificación.

Por tanto, su ejemplo muestra cómo podría estructurarse un informe, pero no crea un formato oficial de ISO 9001. APG, Disclaimer, p. 4.

La página se limita a explicar campos para documentar un hallazgo con el marco expuesto por ese material. No reproduce una plantilla descargable ni determina la interpretación aplicable de ISO 9001, un contrato o una regulación en un caso concreto. La organización debe contrastar el requisito que utiliza con sus documentos vigentes y su contexto. WizeeMind no certifica sistemas ni sustituye el QMS de la empresa.

Preguntas frecuentes

¿Existe una plantilla oficial de no conformidad ISO 9001?

El APG incluye un ejemplo de formulario, pero aclara que su documento es educativo y no está avalado como requisito por ISO, ISO/TC 176 o IAF. La organización puede adaptar el formato a su sistema; el ejemplo no convierte cada campo en una exigencia ISO.

¿Cuáles son los tres elementos del hallazgo?

El APG propone evidencia de auditoría, el requisito contra el que se detecta el incumplimiento y una declaración precisa de la no conformidad. Los tres deben quedar relacionados para que el lector entienda el hallazgo.

¿Basta con escribir el número de cláusula?

No siempre. El APG advierte que una cláusula puede incluir más de un requisito y recomienda identificar con claridad el requisito concreto relacionado con la evidencia, incluso reproduciendo el texto aplicable cuando haga falta.

¿El formulario debe incluir causa raíz y acción correctiva?

El ejemplo del APG separa el registro del hallazgo de las secciones posteriores para el plan de acción, causa, corrección, acción correctiva y verificaciones. El formulario local puede incorporarlas, pero no presentes ese diseño como una plantilla ISO obligatoria.

¿Qué hacer si no se identifica el requisito incumplido?

El APG indica que, si el auditor no puede identificar un requisito, no puede plantear una no conformidad contra él. En un flujo interno, deja el registro como pendiente de aclaración y solicita el criterio antes de cerrar una conclusión.