Concesión de calidad: qué autorizar y qué registrar

Una concesión puede plantearse cuando un producto o servicio no cumple un requisito especificado, pero alguien propone utilizarlo o liberarlo bajo una decisión controlada. La palabra describe el tipo de permiso; no identifica por sí sola quién tiene autoridad, qué condiciones deben cumplirse ni si un cliente o una regulación permiten ese uso.

La vista pública de ISO 9000:2026 define «concesión» como permiso para usar o liberar un producto o servicio que no cumple requisitos especificados; la nota menciona límites de cantidad, periodo o uso. Es una definición terminológica, no una autorización contractual por sí sola. Fuente: ISO 9000:2026, entrada 3.6.9, líneas 769–774.

Qué cambia cuando se concede un uso

El requisito original sigue describiendo lo que se había especificado. La concesión recoge una autorización de uso o liberación a pesar de una desviación concreta, si las partes y reglas aplicables permiten tomar esa decisión. No convierte el producto en conforme, no elimina la desviación registrada y no demuestra que otra partida con el mismo defecto pueda aceptarse.

La vista pública de ISO 9000 diferencia concesión de reparación, permiso de desviación y liberación: son entradas separadas, así que conviene nombrar la decisión concreta y comprobar su alcance. Fuente: ISO 9000:2026, entradas 3.6.7–3.6.11, líneas 751–789.

La diferencia importa cuando el defecto puede corregirse, cuando se pretende cambiar un requisito antes de fabricar o cuando un proceso solo necesita autorización para avanzar a la etapa siguiente. No todos esos casos son concesiones.

La entrada pública de ISO 9000 llama “permiso de desviación” al permiso para apartarse de los requisitos originalmente especificados antes de realizar el producto o servicio; una liberación, a su vez, se refiere a permiso para continuar a una etapa o proceso siguiente. Las decisiones concretas siguen dependiendo del proceso y de los acuerdos que correspondan. Fuente: ISO 9000:2026, entradas 3.6.10–3.6.11, líneas 781–789.

Antes de evaluar una concesión

Describe la desviación sin suavizarla. Anota qué requisito se había especificado y qué se observó en el producto o servicio. Si falta un dato crítico, conserva la evaluación pendiente en vez de escribir “aceptado” como si ya hubiera autorización. La descripción permite a producción, calidad, compras y cliente hablar de la misma característica.

La guía de ISO/IAF APG sobre proveedores externos sugiere que durante una auditoría se consideren los criterios definidos para proveedores, los pedidos a proveedores que cumplen esos criterios y la supervisión del desempeño de procesos externalizados. También indica que debe comprobarse que la organización aplicó pensamiento basado en riesgo al determinar los controles sobre proveedores externos. El documento es orientación educativa y no está avalado como requisito. Fuente: APG, Guidance on External Providers, impresa p. 1.

La guía APG plantea revisar si existen criterios para controlar proveedores externos y si se consideran los riesgos de sus procesos. No prescribe un flujo universal para aprobar concesiones: el contrato, los requisitos aplicables y el procedimiento local deben aclarar quién decide. Fuente: APG, Guidance on External Providers, impresa p. 1.

Empieza por la ficha de producto, el pedido, el plano o la especificación contractual que fijó el requisito. Registra su versión y el punto que se incumplió. Después comprueba si el requisito procede de una fuente interna, de un cliente o de otra obligación aplicable. No des por sentado que un acuerdo verbal de una persona resuelve las reglas de otros clientes, del regulador o de la organización.

La desviación también requiere un límite verificable. Puede referirse a una característica, lote, cantidad, periodo o aplicación determinada. Si no puedes identificar qué unidades están afectadas, separar lo aceptable de lo pendiente puede no ser posible. Una descripción como “color ligeramente distinto” necesita un patrón de comparación o un criterio documentado que permita entender cuánto difiere y qué producto incluye.

La nota pública de ISO 9000 menciona que una concesión suele limitarse a características no conformes dentro de límites especificados y a una cantidad, periodo o uso concreto. No da los límites de tu producto ni dice qué organismo debe aprobarlos. Fuente: ISO 9000:2026, término 3.6.9, líneas 769–774.

Un registro previo a decidir

La tabla es una propuesta de trabajo. Ni la definición del término ni la guía APG convierten estos campos exactos en un formulario obligatorio. Adapta el registro al sistema vigente y conserva la información que permita demostrar la decisión.

Confirma quién puede decidir

La palabra “concesión” no identifica automáticamente a la persona autorizada. Puede haber aprobaciones internas, cláusulas de cliente, requisitos regulatorios o reglas de certificación distintas. Antes de aceptar un uso, localiza el procedimiento de la organización y las condiciones de compra o servicio. Si alguna parte que debe aceptar la desviación no ha respondido, mantén la decisión en pendiente.

No confundas que un proveedor haya ofrecido una solución con que la organización haya permitido su uso. La guía APG sobre proveedores externos comenta que los criterios de compra deben estar definidos y que el pedido debe ser coherente con la especificación. También propone revisar si se consideró el riesgo del componente y qué controles hacen falta. Esas observaciones ayudan a auditar el proceso de compra; no autorizan una concesión en nombre del cliente. Fuente: APG, impresa pp. 1–2.

Si el producto está fuera de especificación, pregunta qué evidencia permite determinar que el uso propuesto es aceptable para ese requisito. No supongas que una desviación estética carece de efecto funcional, ni que una medida dentro de tolerancia compensa otro atributo fuera de rango. Los criterios deben examinarse por separado y la decisión debe abarcar la combinación real de características.

Una concesión local tampoco modifica sin más la obligación de entregar a un cliente. Si el contrato requiere aprobación escrita, conserva la respuesta y relaciona su alcance con el lote. Si se usa una especificación interna y el procedimiento permite una decisión delegada, identifica la versión de esa delegación y la persona responsable. No inventes una jerarquía universal de autoridad.

Caso hipotético: una variante de acabado

Supón que una empresa inventada recibe 120 cubiertas plásticas para un equipo de visualización industrial. El plano de compra especifica acabado azul oscuro, pero la partida recibida tiene un tono más claro. El ejemplo no afirma nada sobre una fábrica real. Antes de considerar una concesión, el equipo de calidad identifica el pedido, la revisión del plano, el lote y el método usado para comparar tonos.

Compras propone usar las 120 cubiertas en una orden de cliente. Calidad no da por hecho que sea aceptable: confirma que las medidas funcionales revisadas coinciden con el plano, comprueba que el cambio visible no afecta una identificación de seguridad o una instrucción, y consulta al cliente porque el acabado aparece en su especificación. Si cualquiera de esas comprobaciones falta, la partida permanece retenida.

Antes de decidir una concesión, registra el requisito incumplido, qué productos abarca, la cantidad y el uso propuesto, además de quién debe aceptar la excepción según el contrato y el proceso local. En el ejemplo ficticio, la respuesta escrita se limita a 120 cubiertas de una orden y no cambia especificaciones futuras. ISO 9000:2026, entrada 3.6.9, menciona límites de cantidad, periodo o uso. Consulta la entrada pública.

El registro puede indicar qué requisito se aparta, cómo se midió la diferencia, el lote, la cantidad, la orden y la respuesta recibida. También debe explicar cómo se evita que las unidades fuera del alcance se mezclen con inventario conforme. La aprobación es una decisión hipotética de ese cliente y de esa organización, no una regla que la definición pública de ISO imponga o garantice.

Si se autoriza la concesión, la especificación original sigue sirviendo para las siguientes partidas. El plano no se modifica retroactivamente porque se permitió una excepción limitada. Si se quiere cambiar el requisito para productos futuros, debe seguirse el proceso de cambio de especificación y obtener las aprobaciones aplicables, que son otra decisión.

El caso muestra por qué ayuda limitar una concesión por cantidad, destino y vigencia. La nota de ISO 9000 presenta esos límites como habituales en su explicación terminológica. La respuesta del cliente y los controles físicos del ejemplo son inventados para explicar una decisión; no constituyen una instrucción universal. Fuente de la definición: ISO 9000:2026, término 3.6.9, líneas 769–774.

Si la petición procede de un proveedor externo

Una concesión propuesta por un proveedor no elimina la obligación de comprobar qué se pidió y qué se recibió.

La guía APG plantea revisar si hay criterios documentados para los proveedores y si los pedidos cumplen esos criterios. También sugiere valorar riesgo, seguimiento del desempeño y controles de los procesos externalizados. La organización establece las medidas que corresponden dentro de sus requisitos; la guía no define qué defecto puede aceptarse. Fuente: APG, Guidance on External Providers, impresa pp. 1–2.

Verifica primero si el proveedor aporta una desviación medida o solo una descripción. Pide el registro relacionado con el lote, la versión de especificación aplicada y la propuesta de disposición. Si el proveedor indica que todas sus unidades “están dentro de tolerancia”, pero el plano citado por tu orden tiene una tolerancia más estricta, el conflicto debe resolverse comparando ambos documentos y sus revisiones, no eligiendo la cifra más conveniente.

En una relación de externalización, también conviene identificar quién controla el proceso y dónde se conserva la evidencia. Una hoja adjunta a un correo puede perderse del sistema de trazabilidad; un registro vinculado a la orden permite recuperar la decisión más tarde. La selección de una herramienta o formulario es local, no una exigencia que se pueda atribuir a la guía APG.

Preguntas antes de aprobar un uso limitado

• ¿El requisito y la revisión aplicables están identificados?
• ¿Se sabe qué unidades o servicios tienen la desviación?
• ¿El uso propuesto coincide con el destino concreto que se solicitó autorizar?
• ¿La decisión corresponde a quienes deben aceptar la excepción?
• ¿Se comprobaron las obligaciones de cliente, seguridad y regulación pertinentes?
• ¿El inventario puede separar unidades incluidas de las restantes?
• ¿La autorización tiene vigencia y una forma de cerrarse o revisarse?

Estas preguntas son controles editoriales para el caso, no un checklist publicado por ISO. El registro debe conservar la evidencia de cada respuesta que sea relevante; no basta con marcar una casilla si la decisión depende de un requisito que nadie cotejó.

Concesión, reparación y liberación

La vista pública de ISO 9000 distingue la reparación de una concesión: una reparación actúa sobre un producto o servicio no conforme para hacerlo aceptable para el uso previsto, mientras una concesión es un permiso para usar o liberar pese a requisitos especificados no cumplidos. No concluyas que una reparación restableció conformidad con todos los requisitos; el texto público indica que puede seguir siendo necesaria una concesión en ciertos casos. Fuente: ISO 9000:2026, entradas 3.6.7 y 3.6.9, líneas 751–774.

El permiso de desviación se refiere a apartarse de requisitos originales antes de realizar el producto o servicio. La concesión trata de uso o liberación pese a requisitos especificados que no se cumplen. Son decisiones que pueden sonar parecidas en una conversación de planta, pero no conviene usar la etiqueta sin consultar el término y el proceso aplicable. Fuente: ISO 9000:2026, entradas 3.6.9–3.6.10, líneas 769–781.

La liberación se relaciona con permiso para pasar a la siguiente etapa de un proceso. Que un lote aparezca como liberado en una pantalla no demuestra por sí solo que se autorizó una concesión; consulta la razón, la relación entre registros y las condiciones de disposición. No atribuyas a la pantalla más significado que el que tenga la configuración documentada de tu organización.

Si la decisión consiste en rehacer una pieza, en volver a procesarla hasta cumplir o en permitir su uso como está, registra cuál de esas cosas se decidió y qué comprobación cerró el caso. Una concesión no debe reemplazar una reparación que ya estaba en marcha sin dejar claro por qué se descartó esa ruta. Del mismo modo, una corrección física no borra las evidencias de la desviación inicial si el proceso requiere conservarlas.

Qué registrar después de la decisión

Una vez documentada la decisión, conserva su vínculo con el lote o servicio afectado. Compras, producción, logística y atención al cliente necesitan saber qué está incluido, qué permanece retenido y qué documentos acompañan la entrega. La información debe ser suficiente para evitar que la excepción se copie a futuras órdenes por error.

Registra el estado final: concedido dentro de unos límites definidos, rechazado, devuelto, corregido, reprocesado, segregado o pendiente, según las opciones que realmente existan en el proceso. Las etiquetas deben reflejar la disposición y no ocultar el motivo. Si se registra como “cerrado”, conserva qué verificación permitió cerrar y quién revisó la evidencia.

No confundas el análisis de causa con la aprobación de uso. La primera pregunta es si existe una base para permitir esta salida; otra es por qué se produjo la desviación y cómo evitar que se repita. Son actividades que pueden seguir procedimientos distintos y responsables distintos. Un permiso excepcional no demuestra que se haya eliminado la causa.

La guía APG externa observa que la evaluación y seguimiento de proveedores pueden incluir revisión de procesos de suministro y de controles basados en riesgo. La decisión sobre medidas futuras debe ajustarse a la importancia del producto y al proceso de compra de la organización; el APG no prescribe una frecuencia única de evaluación. Fuente: APG, Guidance on External Providers, impresa pp. 2–3.

Límites de la información pública

La entrada pública 3.6.9 de ISO 9000 explica el término y menciona límites de uso, cantidad o periodo; no identifica quién autoriza una concesión en cada organización. Para eso siguen siendo necesarios el contrato, las obligaciones aplicables y el procedimiento local. El estándar completo no se consultó. Fuente: ISO Online Browsing Platform.

La vista previa pública de ISO 9000 distingue concesión, permiso de desviación y liberación; no establece quién debe autorizarlos en cada organización. El texto completo del estándar no se consultó para este artículo. Fuente: ISO Online Browsing Platform, términos públicos, entradas 3.6.9–3.6.11. No presentes esta explicación terminológica como una aprobación contractual.

La guía APG sobre proveedores externos también incluye un descargo: el documento se ofrece con fines educativos y no ha sido avalado como requisito por ISO, ISO/TC 176 o IAF. Sus sugerencias sirven para formular preguntas de auditoría, pero no sustituyen una especificación, un contrato ni un procedimiento válido para la organización. Fuente: APG, descargo, impresa p. 3.

Si no sabes quién puede autorizar la excepción, detén la decisión hasta localizar el procedimiento, el contrato o la autoridad aplicable. No rellenes ese vacío con una frase general como “calidad aprueba todo”: las responsabilidades dependen de cómo se haya organizado el sistema y de quién tenga derechos sobre el requisito.

Preguntas frecuentes

¿Qué significa una concesión de calidad?

La vista pública de ISO 9000:2026 define concesión como permiso para usar o liberar un producto o servicio que no cumple los requisitos especificados. La nota señala límites de cantidad, periodo o uso. La definición no determina quién puede aprobar una concesión en cada contrato u organización.

¿La concesión hace que el producto cumpla la especificación?

No. La concesión permite un uso o liberación dentro de un alcance autorizado pese a una desviación. No modifica por sí sola la especificación original ni convierte el producto en conforme; registra una decisión sobre la desviación identificada.

¿Es lo mismo una concesión que un permiso de desviación?

No son términos intercambiables en la vista pública de ISO 9000:2026. La concesión se refiere al permiso de usar o liberar algo que no cumple requisitos especificados; el permiso de desviación trata apartarse de requisitos originales antes de realizar el producto o servicio. Comprueba el texto y su alcance antes de aplicar ambos términos.

¿Qué datos conviene registrar al evaluar una concesión?

Como propuesta operativa, registra el requisito y la desviación, identifica el lote o servicio, limita cantidad y uso, consulta las partes que deban autorizar y conserva la decisión y su justificación. El contrato, las reglas aplicables y el proceso de la organización determinan qué campos y aprobaciones se requieren.

¿La guía APG obliga a seguir un método para aprobar proveedores?

No. La guía APG sobre proveedores externos ofrece consideraciones de auditoría sobre criterios, seguimiento y riesgo; su propio descargo indica que el material es educativo y no está avalado como requisito por ISO, TC 176 o IAF. Úsala como orientación, no como procedimiento obligatorio.