Auditoría 5S: cómo leer fichas y comparar puntuaciones

Una auditoría 5S puede organizarse alrededor de cada área, como muestra la ficha de UNIDO, o mediante seis ámbitos ponderados, como el apéndice de un proyecto de productividad de JICA en Kenia. Esas estructuras no miden necesariamente lo mismo. Antes de comparar puntuaciones, conviene identificar qué unidad se evaluó, qué criterios entraron en el cálculo y qué denominador se usó.

Ambos son instrumentos de proyectos concretos; por sí solos no establecen una escala universal ni una obligación legal 5S en España (UNIDO, Figure 6, PDF físico p. 11 / impresa 20; JICA, Appendix 14, PDF físico p. 281 / impresa 261).

Qué responde una ficha por área

La leyenda de la Figura 6 de UNIDO propone completar una auditoría por cada área y mostrar la puntuación del equipo en un panel. La ficha distribuye observaciones entre las secciones 5S y presenta varios valores para cada criterio. Su unidad visible es el área revisada; el panel comunica una puntuación del equipo.

Esto permite describir qué muestra el documento sin asumir que toda organización deba adoptar esa hoja o utilizar el mismo sistema de evaluación (UNIDO, Figure 6, PDF físico p. 11 / impresa 20).

Los ejemplos de la ficha incluyen limpieza de suelos y superficies, recipientes y palés, materiales en exceso o sin uso, pasillos marcados, ubicaciones, herramientas, normas operativas y actividades previstas en calendario. Esa variedad ilustra que una hoja puede combinar condiciones físicas, organización de elementos y referencias a prácticas locales. No convierte la lista en un catálogo completo de criterios ni demuestra que todos correspondan a cualquier zona.

La propia organización tendría que decidir qué se observa en cada espacio y qué documento local permite reconocer una ubicación o condición como adecuada.

Una auditoría por área requiere que el límite del área pueda reconocerse antes de anotar resultados. Una zona de preparación puede no coincidir con un puesto, una célula o el almacén al que sirve. Si se mezclan en una sola cifra espacios con preguntas o responsables diferentes, el resultado agregado puede ocultar qué observación quedó pendiente. Delimitar el área es una decisión de diseño local; UNIDO respalda la revisión por área, pero no prescribe cómo dividir todas las plantas.

La ficha debe mantener visible qué pregunta se hizo. «Herramientas en su sitio» puede ser demasiado abierto si el área no cuenta con una ubicación señalada. Una frase más comprobable indica el punto de referencia, la condición observada y, cuando hace falta, qué estándar local define el resultado esperado. La hoja de UNIDO ofrece ejemplos como panel de herramientas o ubicación correcta, pero no explica el estándar propio de una instalación que vaya a adaptar esos criterios.

También conviene separar observaciones distintas. Si una sola casilla pregunta por limpieza, retirada de material y ubicación, una respuesta negativa no identifica cuál de esas condiciones originó el resultado. En el otro extremo, dividir cada detalle en una casilla puede hacer la revisión difícil de completar. La cantidad de preguntas es una decisión del equipo local: debe permitir observar diferencias que importan sin convertir la ficha en una lista impracticable.

Qué documentó el piloto de JICA

El informe final del proyecto de mejora de productividad en Kenia describe auditorías piloto de 5S realizadas en enero de 2014 en Supacosm Products Ltd., Power Technics y PCK. Señala que el ejercicio desarrolló una puntuación de evaluación con estrellas y una checklist, y que aclaró procesos de planificación, ejecución e informe.

El texto habla de tres compañías, pero la tabla y la imagen identifican PCK Office; por eso aquí se habla de tres entidades participantes, sin presentar a todas como plantas manufactureras (JICA, §4.6, PDF físico p. 119 / impresa 99).

El Appendix 14 muestra una ficha de evaluación con seis áreas ponderadas: requisitos principales de implantación 5S, oficina, producción/operaciones, almacenamiento, áreas comunes y servicios, y entorno general. El apéndice no es simplemente otra vista de una única área de UNIDO: organiza el cálculo en grupos diferentes. El informe asocia la tabla con su piloto; no afirma que sea una clasificación vigente para todas las empresas ni una escala española (JICA, Appendix 14, PDF físico p. 281 / impresa 261).

El apéndice distribuye los máximos visibles así:

El total general que aparece junto a estas filas es 655. La suma de los seis máximos visibles se comprueba más adelante; se conserva aparte del total impreso porque el informe no explica la diferencia.

La tabla resume lo que se ve en los documentos; no propone convertir una ficha en la otra. Una puntuación agregada de seis ámbitos puede responder a una pregunta distinta de la revisión local de un área. Para saber si dos cifras pueden compararse, hace falta conocer si comparten criterios, ponderaciones, alcance y reglas para respuestas no aplicables. El porcentaje final por sí solo no prueba esa equivalencia.

Leer los denominadores y conservar las discrepancias

La Figura 6 de UNIDO imprime opciones 0, 5, 10, 15 y 20 por criterio, junto con máximos por sección: 1S 140, 2S 160, 3S 120, 4S 100 y 5S 80. Las fórmulas que aparecen usan denominadores 140, 160, 120, 160 y 80, respectivamente. En 4S, por tanto, la hoja indica un máximo de 100 pero divide por 160. El documento no explica la diferencia.

Deben conservarse ambos datos tal como se imprimen; no hay base en esa figura para decidir cuál debería cambiarse (UNIDO, Figure 6, PDF físico p. 11 / impresa 20).

JICA presenta otra discrepancia en la misma lectura numérica. Los máximos de sus seis filas visibles son 140, 90, 180, 75, 100 y 60. La suma aritmética de esos valores es 645, mientras que el total impreso en el apéndice es 655. Es una comparación entre la suma de las seis cifras visibles y el total que el informe imprime; la diferencia de diez puntos no permite inferir qué número quiso publicar el equipo del proyecto.

Este artículo no corrige el apéndice ni atribuye una explicación que el PDF no da (JICA, Appendix 14, PDF físico p. 281 / impresa 261).

El Appendix 14 también presenta bandas de estrellas: menos de 30%, 31–50%, 51–70%, 71–80%, 81–90% y 91–100%. El documento no asigna explícitamente el valor exacto de 30%. No se debe rellenar ese hueco mediante interpolación ni asumir que el límite pertenece a una de las dos bandas.

Si una organización decide usar una escala propia, tendrá que publicar sus límites de forma inequívoca; eso es una decisión local, no una aclaración que pueda atribuirse a JICA (JICA, Appendix 14, PDF físico p. 282 / impresa 262).

Un porcentaje normaliza un total respecto de un denominador, pero no describe por sí solo el alcance de una revisión. Dos instrumentos pueden mostrar 80% y aun así incluir distintos espacios, criterios y pesos. En la Figura 6, las fórmulas pertenecen a secciones 5S distintas; en el apéndice de JICA hay seis ámbitos y un total general impreso. La etiqueta «porcentaje» no convierte esas estructuras en equivalentes.

Una comprobación hipotética ayuda a separar la aritmética de la interpretación: si una hoja A suma 60 puntos sobre un máximo explícito de 80, su cociente es 75%; si una hoja B suma 120 sobre un máximo de 160, también es 75%. Las cifras coinciden, pero no sabemos si A y B revisaron la misma área, formularon las mismas preguntas o asignaron el mismo peso a cada condición.

El ejemplo no procede de UNIDO ni de JICA, y no representa resultados reales. Solo muestra por qué el porcentaje necesita acompañarse del alcance y la versión de la ficha.

Cómo diseñar un registro local repetible

La utilidad de una auditoría depende de que otra persona pueda entender qué se revisó. Una ficha local puede comenzar con un identificador estable del área, la fecha o periodo y la versión del instrumento. Si cambia el límite del área o se incorporan criterios nuevos, la puntuación de ese periodo no es automáticamente comparable con la anterior. Registrar el cambio permite distinguir una modificación del resultado de una modificación del método.

Después se seleccionan las preguntas pertinentes para esa área. Para cada una, quien diseñe la ficha puede definir qué evidencia observable espera y dónde se encuentra el estándar local que da significado a términos como «correcto», «limpio» o «en su sitio». La ficha de UNIDO aporta ejemplos, pero la interpretación de una ubicación y la pertinencia de un criterio dependen del contexto de la organización.

Si un criterio no tiene aplicación, se necesita una regla local explícita para tratarlo; no se debe decidir después de ver la puntuación cuál exclusión conviene.

Lee la escala antes de sumar. Define si cada criterio admite cumplimiento/no cumplimiento, varios niveles o ponderaciones, y deja visibles el máximo y la fórmula. Decide antes de puntuar cómo tratar una pregunta «no aplica» y cuántos criterios entran en el denominador; cambiar la regla después de ver el resultado modifica el cálculo. Si adaptas una escala de proyecto, anota su versión. Las cifras de UNIDO y JICA no resuelven cómo puntuar todas las condiciones de otra instalación.

La frecuencia de revisión también se define localmente. UNIDO describe una auditoría semanal o dos veces por semana como método común en §3.9 «5S», bajo el quinto elemento Sustain/Shitsuke, y la sitúa en el contexto de su proyecto. Esa frase no obliga a una empresa española a auditar con esa cadencia. Antes de fijar un intervalo, quienes gestionan la ficha pueden considerar si las observaciones pueden revisarse y atenderse dentro del proceso local.

El intervalo elegido debe constar junto a la versión del instrumento para evitar que la frecuencia de un caso se transforme en norma implícita (UNIDO, §3.9 «5S», PDF físico p. 10 / impresa 19).

Separa la puntuación de la observación que la justifica. Si la ficha conserva solo un total, cuesta reconstruir qué condición cambió o qué punto requiere seguimiento. Anota el criterio, lo observado y, cuando corresponda, la decisión local sobre el siguiente paso. Esta propuesta de registro no procede de una plantilla universal de las fuentes.

Si se muestra una puntuación en un panel, puede acompañarse de periodo, versión de criterios, denominador y estado de seguimiento. Un tablero que mezcla fichas con máximos distintos puede crear una comparación aparente. Cuando cambian los criterios, una organización puede conservar una nota de transición o presentar las series por separado, en vez de reconstruir porcentajes que parezcan idénticos sin serlo.

Ninguna de esas opciones está prescrita por las fuentes citadas: son alternativas de comunicación local que deben elegirse según el uso del panel.

El seguimiento no consiste en asignar automáticamente una causa a una nota baja. Una observación describe una condición vista durante la revisión; explicar por qué apareció exige información adicional. Quien acuerde una acción puede registrar qué se hará, quién dará seguimiento y qué observación permitirá revisar el cambio.

La Figura 6 muestra criterios y puntuación, y el informe JICA describe planificación, ejecución e informe del piloto; ninguno de los dos textos establece un flujo universal de acciones correctivas para cualquier planta.

Probar la ficha antes de extenderla

Dos personas pueden revisar la misma zona con la misma versión y anotar por separado qué condición observaron. Al comparar sus notas, pueden detectar una palabra ambigua o una excepción que la ficha no explica. La prueba ayuda a corregir la pregunta antes de usarla en más áreas; no demuestra que la puntuación sea objetiva ni que el sistema esté validado. Es una propuesta editorial, no una práctica atribuida a UNIDO o JICA.

Leer las columnas sin completar lo que la ficha no define

El manual de la OIT para industria textil ofrece una ficha que se puede leer sin extrapolar sus columnas. En el apartado «Sustain», la página 53 enumera «Re-auditing» y muestra un gráfico de resultados. La página 54 presenta una ficha «5S Inspection / Audit», con campos de área revisada, fecha y persona revisora. También imprime una leyenda de ranking: A equivale a 0 («Perfect Score»), B a 1–2 problemas identificados y C a 3 o más.

Las preguntas se distribuyen por los cinco S y cada renglón muestra «Evaluation 1», «2», «3», «Avg» y «Std Dev» (OIT, pp. 53–54).

Esos rótulos permiten identificar qué registra la hoja, pero no completan su método. La ficha de la página 54 no aclara si las columnas 1, 2 y 3 corresponden a personas, visitas u otra agrupación. Tampoco publica una fórmula para «Avg» o «Std Dev», ni explica cómo se eligen los valores que alimentan ambos resúmenes. Que la página anterior mencione la reauditoría no demuestra que esas columnas sean rondas ni fija un calendario para esta hoja.

Leerlas como revisores distintos, visitas o turnos sería una hipótesis local, no un dato de la OIT.

Antes de comparar una ficha parecida, conviene anotar qué representa cada casilla, quién la completa y qué registros entran en los resúmenes. Mantener las marcas individuales junto al promedio facilita volver a la observación que lo produjo. La guía muestra un ejemplo documental para industria textil; no ofrece una definición universal de esas columnas ni prescribe este formato para empresas españolas.

Preguntas frecuentes

¿UNIDO y JICA evalúan la misma unidad?

No necesariamente. UNIDO muestra una ficha por área; el apéndice de JICA organiza seis ámbitos ponderados en un proyecto de Kenia.

¿Por qué JICA imprime 655 si las seis filas suman 645?

El total impreso es 655 y las seis cifras visibles suman 645. El informe no explica la diferencia, así que no se corrige por intuición.

¿Qué banda corresponde exactamente al 30% en JICA?

El apéndice muestra menos de 30% y después 31–50%; no asigna expresamente el valor exacto de 30%.

¿Se pueden comparar dos auditorías porque ambas muestran un porcentaje?

No por ese dato solamente. Hay que conocer el alcance, los criterios, los pesos, el denominador y la versión de cada ficha.