Calcular el stock mínimo según el sistema de reposición

Para calcular el stock mínimo, primero hay que saber qué política le da significado a ese valor. En un sistema min–max no basta con multiplicar un consumo medio por un plazo y añadir una reserva cualquiera.

El manual de USAID para cadenas de suministro de productos sanitarios muestra por qué: sus modelos de revisión continua y de pedido forzado suman el stock del plazo y la reserva; el estándar añade también el consumo del período de revisión. Fuente: USAID | DELIVER PROJECT, The Logistics Handbook, §§4.2 y 4.6, pp. 56–67.

Con el mismo consumo, plazo y reserva, una política que incorpora una semana de revisión da un mínimo mayor que otra que no la suma. Por eso conviene conservar el nombre del modelo junto a la cifra. Esta comparación es educativa y no fija parámetros de compra para una planta.

Qué representa cada parte del mínimo

En el vocabulario del manual, el «nivel de stock mínimo» es el nivel en el que debería ocurrir una acción de reposición bajo condiciones normales. La publicación también diferencia el nivel, que puede expresarse como meses de suministro, de la cantidad concreta, que varía con el consumo. La precisión importa al comparar una política escrita en días de cobertura con un campo de unidades en el ERP. Fuente: USAID | DELIVER PROJECT, The Logistics Handbook, §4.2, p. 56.

El stock del plazo —llamado lead time stock en el manual— representa lo que se utiliza desde que se pide reposición hasta que esta llega y está disponible para usar. El plazo, por tanto, no termina necesariamente cuando el proveedor despacha el material: interesa el punto de recepción y disponibilidad que adopte el diseño del sistema.

La empresa debe definir ese evento con sus propios registros; el texto estadounidense no define el plazo de una compra industrial en España. Fuente: USAID | DELIVER PROJECT, The Logistics Handbook, §4.2, p. 57.

La reserva de seguridad es otro componente. El manual la describe como un colchón frente a retrasos de entrega, aumentos marcados del consumo u otros sucesos inesperados. También advierte que fijarla es una decisión del diseñador del sistema y que más reserva aumenta las cantidades inmovilizadas y puede elevar necesidades de espacio o riesgo de deterioro. Por eso no calculamos ni proponemos aquí ese valor.

En el ejemplo posterior se da una reserva hipotética ya elegida para que se vea qué hace la fórmula, no para recomendar seis unidades a otro centro. Fuente: USAID | DELIVER PROJECT, The Logistics Handbook, §4.6, paso 3, p. 66.

El tercer término posible es el consumo del período de revisión. Es la cantidad utilizada entre las fechas en que el sistema comprueba si hace falta reponer. No equivale al plazo de suministro: uno es el intervalo entre revisiones; el otro transcurre hasta que el pedido está disponible. Una revisión semanal y un plazo de entrega de ocho días son dos duraciones distintas, aunque en un caso concreto se solapen en el calendario.

Para que la suma tenga unidades coherentes, cada cantidad debe estar expresada en la misma unidad física. Si el consumo es de piezas por día y el plazo está en días, el producto produce piezas. Si los registros están en cajas por mes, no se puede sumar directamente una reserva en piezas hasta convertir una de las magnitudes.

Una conversión debe conservar el factor: por ejemplo, si una caja contiene 24 unidades y el sistema registra 2 cajas/día, el consumo equivalente es 48 unidades/día. Esta cuenta de unidades es aritmética; el factor tendría que proceder de la ficha real del artículo, no del ejemplo.

La fórmula depende del diseño

La guía separa tres sistemas max–min: forzado, de revisión continua y estándar. Su capítulo explica que los tres difieren en cuándo se activa el pedido. Para esta consulta interesa un paso previo: cómo se compone el nivel mínimo en cada diseño. En pedido forzado y revisión continua, la fórmula publicada es:

Mínimo = stock del plazo + reserva de seguridad.

En el diseño estándar, la publicación añade el stock del período de revisión:

Mínimo = stock del plazo + reserva de seguridad + stock del período de revisión.

Son fórmulas del modelo explicado por el manual, no reglas legales ni una definición universal de los campos de cualquier ERP. Fuente: USAID | DELIVER PROJECT, The Logistics Handbook, §4.6, paso 4, pp. 66–67.

La fórmula del sistema estándar responde a una condición descrita en esa guía: en su sistema estándar, se observa el inventario en el período fijado y se gestiona reposición de los productos que han llegado al mínimo. Como la siguiente ocasión de pedido puede esperar hasta el final de ese intervalo, se incluye en el mínimo la cantidad que puede consumirse durante la revisión.

El manual no dice que todos los almacenes industriales operen así; sirve para entender por qué una arquitectura concreta puede añadir el tercer sumando.

No mezcles el concepto con el cálculo del punto de pedido de otro modelo. Por ejemplo, el material docente de MIT sobre una política (s,Q) representa s como demanda prevista durante el plazo más un stock de seguridad definido en su modelo y señala que los parámetros dependen de objetivos de coste y servicio.

Esa diapositiva es una formulación de punto de pedido para otro sistema, no una autorización para sustituir la fórmula min–max estándar ni para calcular aquí la reserva. Fuente: MIT Center for Transportation & Logistics, ESD.260, Lecture 11, p. impresa 9.

Los términos «mínimo», «punto de pedido» y «stock de seguridad» no son intercambiables sin conocer el modelo: el punto s puede activar una orden y la reserva ser solo una parte del mínimo. Si una ficha o pantalla usa esos nombres, comprueba el glosario y la ecuación aplicable. En control de stock mínimo y máximo se explica el ciclo de posición y reposición; aquí se compara la composición de la cantidad mínima.

Ejemplo con las mismas entradas

Imagina una planta ficticia que registra un consumo constante, solo para el cálculo, de 3 unidades por día. El plazo desde que se cursa el pedido hasta que el material queda disponible se fija en 8 días. Para el ejercicio se supone que alguien ya ha definido una reserva de 6 unidades; este artículo no determina si esa reserva es suficiente. Una política estándar comprueba el inventario cada 7 días. No son datos observados, ni una propuesta de stock real.

Primero se obtiene el consumo del plazo: 3 unidades/día × 8 días = 24 unidades. Al añadir la reserva ya especificada, los modelos de pedido forzado y revisión continua descritos por la guía darían 24 + 6 = 30 unidades. En el estándar se calcula también el consumo de los siete días de revisión: 3 × 7 = 21 unidades; el mínimo ilustrativo sería 24 + 6 + 21 = 51 unidades.

La diferencia de 21 unidades corresponde únicamente al período de revisión añadido por el modelo estándar. El ejemplo supone consumo plano, unidades homogéneas y una reserva fijada de antemano. No incluye turnos, estacionalidad, pedidos en tránsito, restricciones de lote o caducidad; no conviertas 30 ni 51 en parámetros de un almacén real.

Cómo llevar la cuenta a datos locales

Antes de introducir cifras, escribe el nombre de la política y localiza el documento que define su «mínimo». Si no puedes identificar si el sistema es continuo, forzado, estándar u otro, la cuenta no está lista para usarse: una etiqueta de ERP por sí sola no revela qué componentes suma. Registra la versión o fecha del procedimiento consultado y quién mantiene el parámetro; la fuente externa da vocabulario, no valida la configuración local.

Después alinea las unidades. El consumo usado para el plazo debe corresponder al mismo artículo, unidad base y población de datos que el stock que se quiere proteger. Si una salida se registra en cajas y el mínimo se almacena en piezas, deja la conversión junto al cálculo. Si se mezclan piezas, palés, kilogramos o metros sin conversión, la suma da un número pero no una cantidad interpretable.

Define también el calendario del plazo y de la revisión. ¿Los días son naturales o laborables? ¿El plazo termina en expedición, llegada a muelle, inspección o disponibilidad en la ubicación que usa la política? ¿La revisión ocurre cada siete días o en una fecha fija del calendario? No hay una respuesta universal para esas preguntas; el procedimiento y los datos del centro deben responderlas.

Un feriado o un cierre puede cambiar la fecha de disponibilidad sin cambiar la fórmula, pero sí puede invalidar la entrada si el plazo estaba medido con otra convención.

La demanda media puede proceder de movimientos históricos, de previsión o de otra fuente acordada. No trates automáticamente las salidas registradas como consumo real: un material puede no salir porque estuvo agotado, aunque hubiera demanda. Tampoco atribuyas a la guía una forma de reconstruir demanda censurada o ajustar temporada; sus ejemplos no sustituyen el estudio de datos de una fábrica. El responsable del método debe justificar qué serie usa y por qué ese período representa el futuro que pretende cubrir.

La reserva requiere su propio rastro. En la suma del ejemplo es una entrada, pero eso no explica de dónde sale. Mantén separado quién la definió, qué plazo o incertidumbre busca cubrir, cuándo se revisó y qué criterio de coste o servicio fue aprobado. Si una ficha solo contiene un mínimo final y nadie puede explicar la reserva, no se puede inferir su suficiencia mirando la cifra.

El manual señala precisamente que el diseño de la reserva requiere una decisión del sistema y que el exceso de stock también tiene coste.

Por último, confirma que la fórmula corresponde al campo que lees: un mínimo de cobertura en días, un umbral de reposición en unidades, una reserva y una alerta de compra pueden aparecer juntos sin significar lo mismo. Anota ecuación, unidad, período de consumo, plazo, modelo y fecha de la política para que otra persona pueda reconstruir el resultado.

Qué dice la fuente sobre elegir el sistema

El manual no selecciona un diseño solo mirando la fórmula. En el capítulo dedicado a escoger un sistema max–min considera, entre otros puntos, el número de artículos, la estabilidad del consumo, la disponibilidad y coste del transporte, la capacidad de almacenamiento y quién puede mantener los cálculos. Más adelante, al tratar el diseño logístico, vuelve sobre plazos, frecuencia de revisión, reserva estimada, presupuesto, transporte y espacio.

Fuente: USAID | DELIVER PROJECT, The Logistics Handbook, §4.8, pp. 71–72, y capítulo 9, pp. 149–150.

Esos criterios ayudan a hacer una pregunta concreta: ¿la frecuencia de revisión descrita en mi política coincide con la que mis datos y operación pueden sostener? En el material sanitario, las ventajas de revisiones regulares se comparan con las necesidades de transporte, almacenamiento, personal y recursos. No se traslada esa evaluación a una planta ni se recomienda una periodicidad; muestra que la periodicidad es parte del diseño y que cambiarla puede tener efectos prácticos además de cambiar el cálculo.

Si un almacén no puede revisar existencias con la periodicidad que figura en la política, sumar siete días de consumo no corrige por sí solo esa brecha. Si el proveedor tarda más de lo que se usó para calcular el stock del plazo, mantener la misma cifra tampoco vuelve correcto el supuesto.

Y si la reserva se aprobó para una condición que ya cambió, repetir la suma con la reserva antigua puede conservar una apariencia de precisión sin representar el riesgo actual. Cada escenario exige revisar primero la entrada que dejó de coincidir con la realidad.

Una comprobación útil no consiste en perseguir una cifra más alta o más baja sin contexto. Pregunta qué parte cambiaría si el consumo observado, el plazo, el período o el modelo fueran distintos.

En el ejemplo, una revisión semanal añade 3 × 7 = 21 unidades. Si el intervalo pasa a catorce días, ese componente sube a 3 × 14 = 42: son 21 unidades más. El mínimo ilustrativo pasa de 24 + 6 + 21 = 51 a 24 + 6 + 42 = 72. Es una comparación aritmética con datos ficticios, no una recomendación de revisión quincenal.

Si el sistema real usa un período irregular, esa multiplicación simplificada deja de representar sus fechas y tendría que calcularse con la convención de la política.

Errores que cambian el resultado

Usar el plazo de compra como si fuera el intervalo de revisión. Los dos períodos pueden coincidir, pero no significan lo mismo. Mide cada uno con su punto inicial y final definidos y evita sumar el mismo intervalo dos veces porque aparece con nombres distintos en dos documentos.

Sumar una reserva dos veces. Si el mínimo de la política ya incluye seguridad y luego una persona añade otra reserva separada, el total puede duplicar ese componente. Consulta la fórmula y el origen del número antes de completar campos que parecen vacíos.

Llamar reserva a cualquier diferencia. En el manual, la reserva tiene una función concreta frente a retraso, aumento de consumo u otros sucesos. Una cantidad redondeada por proveedor, una restricción de lote o un mínimo comercial puede elevar la compra, pero no se convierte por ello en stock de seguridad ni necesariamente forma parte del mínimo calculado.

Cambiar los días sin registrar la conversión. Si el consumo está en semanas y el plazo en días, documenta cómo se convierte la serie. Usar 5 días laborables en una fuente y 7 naturales en otra puede mover el cálculo aunque las dos cifras parezcan “una semana”.

Copiar un valor de otra ubicación. Los plazos, las frecuencias de revisión y los espacios disponibles pueden variar entre centros. Una política compartida puede ser deliberada, pero no se demuestra adecuada porque otro almacén use el mismo número.

Qué conservar para poder repetirlo

Archiva la política y su versión junto con la fecha del cálculo, referencia, ubicación, unidad, entradas y procedencia. Deja a la vista las conversiones y marca qué datos son supuestos. Así otra persona podrá rehacer la cuenta y localizar la diferencia entre modelos. Si falta la política o el origen de una reserva, déjalo como dato pendiente; no completes el campo por intuición.

Preguntas frecuentes

¿El mínimo siempre incluye el período de revisión?

No. En el max–min estándar descrito por USAID se añade el consumo del período de revisión; en los modelos forzado y continuo del mismo manual, la fórmula del mínimo suma el stock del plazo y la reserva. Antes de calcular, confirma qué diseño usa la política local.

¿El stock mínimo es lo mismo que el stock de seguridad?

No en el manual consultado. El stock de seguridad es una reserva frente a retrasos, aumentos de consumo u otros sucesos; el mínimo incorpora esa reserva junto con otros componentes según el sistema.

¿Qué plazo debo multiplicar por el consumo?

El plazo que la regla local define desde el pedido hasta que el material está recibido y disponible. Si la unidad temporal no coincide con la demanda registrada, convierte ambas con un calendario explícito y comprueba festivos, turnos o días laborables solo si el sistema los usa.

¿Cómo cambia el cálculo si la revisión es semanal?

En el modelo estándar de USAID, el consumo de siete días se incorpora al mínimo. En los otros dos diseños max–min que describe, la revisión no se suma en esa fórmula. No conviertas automáticamente una periodicidad del sistema en siete días naturales: documenta la convención real.

¿Puedo usar los valores del ejemplo en mi almacén?

No. Los valores son inventados para explicar las operaciones. El manual se dirige a cadenas de commodities sanitarios y no establece niveles para una planta española. La empresa debe documentar su demanda, plazo, reserva, calendario, unidad y política aplicable.