FEFO ordena la selección por fecha de vencimiento: entre los lotes que pueden utilizarse para una operación, se empieza por el que vence antes. La OMS lo incorpora a su modelo de aseguramiento de calidad para agencias que adquieren productos médicos; la GDP europea lo menciona tanto para la rotación de existencias de medicamentos como para su picking.

Aplicar el criterio en un pasillo consiste en identificar lotes, comprobar que son elegibles, comparar fechas y dejar registro de lo realmente extraído. OMS, TRS 986, Annex 3, §IV.5.3; Comisión Europea, GDP 2013/C 343/01, §§5.20 y 5.29.

Antes de entrar en el pasillo: define qué puede seleccionarse

Antes de comparar fechas, delimita la línea de preparación: referencia y presentación, cantidad, destino y cualquier condición documentada de vida útil remanente. Esa condición puede excluir un lote que no alcance la fecha requerida para el destino; no justifica cambiar la fecha impresa ni ocultar la incompatibilidad. Identifica además qué unidad porta la fecha —envase, lote o unidad logística— y evita trasladar la fecha de una caja cerrada a unidades fraccionadas sin trazabilidad.

Comprueba el estado en el registro autorizado. Un saldo visible no demuestra que el lote esté liberado, disponible o permitido para ese destino. La GDP diferencia estados como cuarentena, rechazo, devolución o retirada; la OMS pide impedir el uso de material rechazado y separar stock rechazado, caducado, retirado o devuelto.

Si la etiqueta, el registro o la regla interna no permiten decidir si el lote está disponible, déjalo fuera de la selección hasta que la persona autorizada aclare el estado. Comisión Europea, GDP 2013/C 343/01, §§5.17–5.24; OMS, TRS 986, Annex 3, §§IV.4.2 y IV.5.2.

Paso 1: localiza los lotes candidatos sin mezclar referencias

Parte de la línea concreta que vas a preparar. Comprueba referencia, descripción, revisión o presentación para no comparar artículos parecidos como si fueran iguales. Si hay variantes que comparten una ubicación, verifica la identificación individual antes de leer la fecha. Una lista inicial de lotes debe reflejar el producto solicitado, no todo lo almacenado en la zona.

Busca cada lote candidato en la ubicación que indica el registro o en las zonas definidas por la operación. Contrasta el identificador del soporte, la etiqueta y el producto; si los datos no coinciden, no uses la fecha más atractiva para resolver el conflicto. La selección no empieza hasta poder vincular físicamente lote, referencia y estado. Deja el soporte sin tocar y sigue el proceso local de discrepancia.

Cuando el inventario sea mixto, separa primero unidades a granel, cajas completas y unidades fraccionadas si el proceso local las gestiona de forma distinta. Esta distinción evita que una fecha anotada para una caja cerrada se atribuya a unidades reembaladas sin trazabilidad. La OMS trata por separado el reempaquetado y el reetiquetado; el artículo no presupone que ese trabajo pueda hacerse durante el picking. OMS, TRS 986, Annex 3, §§IV.5.4 y IV.5.7.

Paso 2: confirma que los lotes sirven para el destino

Entre los candidatos localizados, revisa las condiciones de conservación que afectan al producto. Si la etiqueta exige temperatura, humedad u otra condición, verifica los registros que utilice la organización; la fecha de vencimiento no permite decidir por cuenta propia la disposición de un lote tras una desviación. La OMS relaciona la conservación de productos farmacéuticos con instrucciones de etiqueta basadas en estabilidad. OMS, TRS 986, Annex 3, §§IV.5.3–IV.5.3.1.

Después contrasta la vida útil remanente con el destino y con el requisito confirmado en el pedido o acuerdo. La GDP pide que el producto recogido tenga vida útil restante apropiada, pero no fija un número único para cada producto o cliente. Si el lote que vence primero no satisface esa condición, anota el criterio y el motivo por el que pasa al siguiente candidato elegible.

Si ninguno cumple, detén la preparación y consulta la decisión local, en lugar de presentar la excepción como una inversión de FEFO. Comisión Europea, GDP 2013/C 343/01, §5.29.

Dos pedidos del mismo producto pueden tener candidatos distintos

FEFO no obliga a crear una sola cola que sirva para todos los destinos. Antes de asignar lotes compartidos, revisa la condición de vida útil remanente que consta para cada pedido. La GDP pide que la selección tenga una vida útil restante apropiada, pero no fija un plazo único para todos los clientes.

Aplicar esa condición por línea y ordenar luego los lotes admisibles es un método de lectura propuesto aquí; la guía no prescribe una regla universal de asignación entre pedidos. Comisión Europea, GDP 2013/C 343/01, §5.29.

Ejemplo enteramente hipotético, con ambos pedidos y lotes de la misma referencia. El 1 de marzo hay un lote A que vence el 30 de abril y un lote B que vence el 31 de julio. El pedido X tiene una condición local confirmada de al menos 30 días de vida útil al recibirse el 15 de marzo: los dos lotes la cumplen, y A precede a B por FEFO.

El pedido Y exige 90 días al recibirse el 15 de abril: A ya no cumple esa condición y queda fuera de sus candidatos; B sí la cumple. Las fechas y los plazos son inventados para ilustrar el filtro, no recomendaciones ni valores de GDP.

Antes de reservar un lote compartido, comprueba las condiciones de cada línea y ordena por FEFO solo los lotes que cumplen la suya. Mira también si una línea dejaría a otra sin existencias elegibles. La GDP pide una vida útil restante apropiada para el picking, pero no fija estos plazos hipotéticos ni una prioridad entre pedidos; esa regla debe estar definida localmente. Comisión Europea, GDP 2013/C 343/01, §5.29.

Paso 3: compara fechas y decide el orden de extracción

Lee la fecha de cada lote elegible con el mismo formato y la misma unidad de comparación. Ordena de la más próxima a la más lejana. Ese es el criterio first-expired, first-out (FEFO). La recepción puede servir para desempatar lotes con la misma fecha si el procedimiento local así lo establece, pero no sustituye la comparación de caducidad cuando las fechas son distintas.

Si dos o más lotes tienen la misma fecha, usa la regla local aprobada para el empate: por ejemplo, ubicación que reduzca movimientos, lote abierto o secuencia de recepción. Las fuentes consultadas no fijan un desempate general. Anota la decisión cuando pueda afectar a la siguiente preparación, para que el equipo mantenga el mismo criterio y no convierta un desempate operativo en una supuesta regla FEFO.

Calcula qué cantidad está disponible en cada lote elegible y compara con la línea solicitada. Si el primer lote no tiene cantidad suficiente, la operación puede tener que completar la preparación con el siguiente; el procedimiento local define si se admiten lotes múltiples y cómo registrar cada uno. No consolides cantidades bajo una sola identificación: cada lote extraído debe poder reconstruirse a partir del documento o del registro de movimiento.

La fecha más próxima ordena la extracción; por sí sola no genera una orden de consumo o expedición. La decisión sigue condicionada por el destino, los criterios de liberación, la vida útil mínima solicitada y cualquier retención de calidad. Si ningún lote elegible cumple, no inventes una excepción para cerrar la orden: consulta al responsable de la operación y conserva la solicitud en el estado definido por la organización.

Paso 4: extrae la cantidad manteniendo la identidad del lote

Antes de retirar el material, confirma en la etiqueta que referencia, lote y fecha corresponden al candidato seleccionado; la posición física o la primera etiqueta visible no sustituyen esa identificación. Si aparece una discrepancia o restricción nueva, detén esa extracción y sigue el proceso local.

Retira la cantidad que corresponda a la línea. Si el pedido utiliza más de un lote, conserva separado cada grupo durante la preparación y evita colocar cajas de lotes diferentes bajo una sola etiqueta. La GDP indica que el picking de medicamentos se haga en base FEFO, exige una vida útil restante apropiada y prevé registrar el número de lote cuando sea necesario.

El alcance es la guía europea de distribución de medicamentos; cada organización determina su registro local. Comisión Europea, GDP 2013/C 343/01, §5.29.

Si hay que abrir un embalaje, fraccionar o reubicar, sigue el procedimiento específico y conserva la relación entre el envase original y lo preparado. Usa el registro disponible para confirmar el dato y la cantidad antes de completar una etiqueta. La OMS presenta sus prácticas en un modelo que incluye instrucciones y registros escritos; no establece una plantilla universal para un almacén industrial. OMS, TRS 986, Annex 3, §IV.5.7.

Paso 5: registra lo que salió y comprueba lo que queda

Anota la referencia, lote, cantidad, fecha de vencimiento, ubicación de origen, destino y vínculo con la solicitud cuando el registro de la organización lo requiera. Si se usó más de un lote, registra cada línea por separado. El registro sirve para que otra persona pueda reconstruir qué producto salió y cuánto queda disponible.

Al terminar, revisa que la cantidad preparada coincide con la solicitud y que la identificación acompaña al material. Actualiza el registro o entrega la información para su actualización siguiendo la responsabilidad local. Comprueba también que el saldo restante y la ubicación física conservan la fecha y lote correctos; si el picking dejó un envase parcial, el siguiente preparador necesita distinguirlo sin inferirlo por su posición.

La GDP menciona el registro del lote cuando se requiere, pero no impone una plantilla común a cualquier empresa. El procedimiento local determina qué dato adicional necesita la trazabilidad y quién lo conserva; una nota informal no sustituye al registro que gobierna el movimiento. Comisión Europea, GDP 2013/C 343/01, §5.29.

Ejemplo hipotético: preparar una línea desde tres lotes

Supón una orden ficticia de 40 cajas del producto R-18. En la zona aparecen tres lotes: L-31, que vence el 30 de abril de 2027 y tiene 24 cajas disponibles; L-27, que vence el 15 de febrero de 2027 y tiene 30; y L-42, que vence el 1 de junio de 2027 y tiene 50. Las fechas y cantidades son inventadas para explicar el orden, no son datos observados ni una previsión de demanda.

La persona comprueba el estado y confirma que L-27 está en cuarentena. Aunque su fecha sea la más próxima, ese lote no es candidato para picking vendible mientras conserve ese estado. Revisa después que L-31 y L-42 correspondan a la misma referencia y sean aptos para el destino, y que sus condiciones de conservación y vida útil remanente permitan atender la orden. Si esos puntos no se confirman, detiene la preparación y solicita una decisión.

Si L-31 y L-42 son elegibles, FEFO coloca primero L-31: vence antes que L-42. Se preparan 24 cajas de L-31 y las 16 restantes de L-42, dejando dos registros de lote asociados a la misma solicitud. El ejemplo no afirma que siempre se deban mezclar lotes o fraccionar una expedición: esa opción depende del pedido y del procedimiento aplicable.

Al finalizar se comprueba que el documento identifica 24 cajas de L-31 y 16 de L-42, y que el saldo físico coincide con lo retirado. L-27 queda separado sin usar, a la espera de resolución de cuarentena. Así el orden por vencimiento opera entre candidatos elegibles y no sobre cualquier caja visible. Ninguna cifra del ejemplo es un umbral, frecuencia recomendada o requisito regulatorio.

Qué hacer ante una excepción o una devolución

Si la fecha, la etiqueta y el registro no coinciden, o si el lote más próximo no cumple la vida útil remanente confirmada para el destino, no resuelvas la discrepancia eligiendo otro dato sin dejar constancia. Mantén el lote fuera del conjunto elegible según la instrucción local, registra qué dato o condición lo excluye y consulta cómo seguir con la orden.

Así queda claro que se apartó un candidato por su estado o por el requisito del destino, no porque FEFO se haya invertido.

Las devoluciones requieren una decisión previa, no el mismo gesto físico que el picking ordinario. La OMS describe cuarentena hasta decidir su destino y pide valorar condición, historia y tiempo transcurrido; si hay dudas sobre la calidad, no deberían considerarse aptas para reemisión en el modelo descrito. OMS, TRS 986, Annex 3, §IV.5.6.3.

La GDP establece procedimientos escritos de manipulación y aceptación de devoluciones, evaluación del riesgo y segregación hasta decidir su disposición. También enumera condiciones para que ciertos productos vuelvan a stock vendible y somete su tratamiento a aprobaciones y registros aplicables; su §6.12 sitúa FEFO en los productos ya retornados a ese stock vendible. La página no concluye que una devolución sea automáticamente reutilizable ni aplica esos controles como ley general industrial. Comisión Europea, GDP 2013/C 343/01, §§6.6–6.12.

Preguntas frecuentes

¿Qué significa FEFO en un almacén?

FEFO significa first expired, first out: se emite o recoge primero el stock con la fecha de vencimiento más próxima. La OMS lo presenta en el modelo para agencias de adquisición de productos médicos y la GDP lo cita para existencias de medicamentos.

¿FEFO es lo mismo que FIFO?

No necesariamente. FIFO ordena por fecha de entrada; FEFO compara la fecha de vencimiento. Si el lote más antiguo recibido vence después que otro, FEFO puede dar prioridad al segundo, siempre que ambos sean elegibles para la operación.

¿Qué hago si el lote que vence antes está bloqueado?

No lo extraigas como stock utilizable. Confirma el estado y el motivo del bloqueo, selecciona entre los lotes que sí sean elegibles y registra la excepción según el procedimiento local. La prioridad FEFO opera dentro del conjunto autorizado para la operación.

¿Se aplica FEFO directamente a los productos devueltos?

No de forma automática. La GDP separa la evaluación y aceptación de devoluciones; su §6.12 ubica el FEFO después de que un producto haya vuelto a stock vendible. La OMS también describe mantener las devoluciones en cuarentena hasta decidir su destino.

¿FEFO exige un WMS o un sistema concreto?

Las fuentes citadas describen el criterio de rotación y picking, no exigen un WMS ni una aplicación específica. El soporte puede ser el procedimiento y registro que haya aprobado cada organización, siempre que mantenga la identificación del lote y las restricciones aplicables.

Alcance de las fuentes

La OMS TRS 986 Annex 3 presenta un modelo para agencias que adquieren productos médicos; la GDP 2013/C 343/01 trata la distribución de medicamentos de uso humano. Sus reglas de rotación y picking no son una norma universal para almacenes industriales, y la devolución sigue su propio proceso antes de volver a stock vendible.

Los desempates, registros y demás adaptaciones descritos aquí son propuestas editoriales: deben ajustarse a las instrucciones aprobadas para cada producto y destino. OMS, TRS 986, Annex 3, §IV.5.3; Comisión Europea, GDP 2013/C 343/01, §§5.20, 5.29 y 6.6–6.12.

Las recomendaciones sobre comprobación, desempate, registro y coordinación incluidas arriba son una propuesta operativa que cada organización debe convertir en instrucciones acordes con sus productos, acuerdos y controles vigentes. No representan datos observados por WizeeMind, consejo de compra, promesa de reducción de mermas ni garantía de nivel de servicio. WizeeMind no realiza el picking ni verifica las instalaciones o lotes de una empresa.