FEFO y riesgo de caducidad: por qué importa la fecha

Qué pone primero FEFO

FEFO significa first-expiry, first-out: ordenar para que la partida con la fecha de caducidad más próxima tenga prioridad de salida. FIFO se fija en la fecha de entrada. Si la partida que llegó después caduca antes, ambos criterios pueden colocar primero lotes distintos. En su modelo para agencias de compra de productos médicos, la OMS incluye FEFO en el apartado de almacenamiento.

Allí lo relaciona con la segregación por lote y las condiciones de almacenamiento indicadas por el fabricante. OMS, TRS 986, anexo 3, §IV.5.3.

Las fuentes de sistemas ilustran que el criterio depende del campo elegido. En SAP EWM 9.0, la estrategia FEFO retira primero los productos con la fecha de caducidad de vida útil más antigua.

La página de FIFO, en cambio, dice que el sistema propone el quant más antiguo y calcula su edad a partir de la fecha de entrada de mercancía contabilizada; se puede conservar la fecha que asigna el sistema o introducir otra, y el orden requiere esa fecha como criterio ascendente. SAP EWM 9.0, “Strategy: Shelf Life Expiration Date”; SAP EWM 9.0, “Strategy: FIFO”, Use y Prerequisites.

En el ejemplo de FIFO de esa versión, SAP permite aceptar la fecha de entrada que genera o introducir otra; después usa la elegida para calcular la edad del quant y ordenar el producto. Por eso una fecha de entrada registrada no debe describirse automáticamente como la hora de llegada física a la puerta del almacén.

El propio texto distingue el evento de recepción contabilizada del valor que puede quedar asignado. Si una explicación compara “lo recibido primero” con “lo que vence primero”, debe decir qué fecha registró el sistema y evitar convertirla en una cronología física que la fuente no garantiza.

Una ficha de estrategia y una lista devuelta por un sistema responden preguntas distintas. La ficha explica qué campo se usa en esa estrategia; para explicar un resultado concreto habría que saber si los registros comparados tienen valores válidos para ese campo y si la estrategia descrita es la que se aplicó.

Una fila visible en primer lugar permite decir “este lote aparece antes en esta consulta”; sin el contexto de la consulta no demuestra por sí sola por qué salió primero ni qué ocurrió después. La documentación de SAP respalda la distinción entre campos para EWM 9.0; no es una prueba sobre una instalación que no se ha consultado.

“Sale primero” se entiende mejor con el campo a la vista. En FEFO, primero se refiere al valor de la fecha que acompaña a la partida; en el ejemplo de FIFO de SAP, la edad parte del registro de entrada contabilizada. Si solo se conoce cuándo llegó una unidad, no se sabe cuál fecha de caducidad tiene; si solo se conoce su fecha, no se deduce el orden de entrada.

El nombre de la estrategia resume un criterio de clasificación, no toda la historia del inventario.

Un ejemplo de fechas cruzadas

Imaginemos dos lotes del mismo producto y una fecha ficticia de revisión, el 1 de mayo. El lote A llegó el 2 de abril y caduca el 30 de junio. El lote B llegó el 9 de abril y caduca el 15 de junio. A entró primero, así que FIFO lo colocaría antes; B tiene la fecha de caducidad anterior, por lo que FEFO lo situaría antes.

Entre las dos fechas de caducidad hay 15 días. En la revisión del 1 de mayo quedarían aproximadamente 45 días para B y 60 para A. Esta resta solo expresa la distancia entre la fecha de revisión y la fecha declarada en el ejemplo. No indica cuántas unidades contiene cada lote ni cuántas se consumirán antes del vencimiento.

La fecha de caducidad queda igual, pero el número de días restantes depende del momento de consulta. Si se mirara la misma partida B una semana después, quedarían unos 38 días en vez de 45; eso no cambia la fecha impresa ni el orden relativo con A, solo cambia la distancia temporal al corte. Conviene no tratar “días restantes” como un atributo fijo del lote.

Es una cifra derivada de su fecha de caducidad y de la fecha en que se hace la comparación.

La tabla solo compara las fechas en el corte del 1 de mayo; sin entradas, salidas y saldos posteriores, no predice qué ocurrirá antes de junio.

“Más próximo” también es una comparación relativa, mientras que “próximo a vencer” suele implicar una ventana temporal. En esta escena, B es el lote con la fecha más temprana, pero con 45 días restantes no se deduce si una organización lo etiquetaría como próximo a vencer. Si dos equipos usaran ventanas internas distintas, el mismo lote podría recibir alertas distintas aunque el orden FEFO no cambiara.

La fecha organiza; un umbral, cuando existe, responde a otra regla. Los documentos citados no fijan una ventana única y este artículo no propone una.

Prioridad no equivale a merma

“Caduca antes”, “tiene menos tiempo restante” y “ya caducó” son tres afirmaciones distintas. La primera compara dos fechas; la segunda añade una fecha de observación; la tercera requiere un resultado ocurrido. FEFO compara la primera y puede ayudar a reconocer la segunda. El desperdicio no se obtiene de una ordenación: depende de cuánto haya en cada lote y de lo que suceda con esas unidades antes de su fecha.

Puede verse con los mismos A y B sin cambiar las fechas. Supongamos, solo para ilustrar la diferencia, que cada lote contiene 100 unidades y que salen 4 unidades diarias sin interrupción ni reposición. Al llegar al día 40 desde el 1 de mayo, se habrían retirado 160 unidades.

Si el orden fuera FIFO, las primeras 100 procederían de A y otras 60 de B; quedarían 40 de B con unos cinco días hasta su caducidad. Si el criterio fuera FEFO, saldrían primero las 100 unidades de B y luego 60 de A; B ya no tendría saldo. La OMS describe esa prioridad temporal en §IV.5.3.

Las cantidades y el cálculo son de autor, no de la OMS ni de SAP.

Ese resultado muestra una diferencia de exposición bajo supuestos muy concretos. No demuestra que la primera secuencia vaya a generar merma: las unidades restantes podrían consumirse antes del día 45, la demanda podría ser distinta o podría haber otros movimientos. Tampoco demuestra que la segunda secuencia sea siempre la adecuada para cualquier producto.

El ejemplo mantiene constantes las salidas solo para aislar el efecto del orden; en un almacén real, una conclusión sobre pérdidas exigiría observar lo ocurrido por lote y periodo.

En el ejemplo, bastaría con escribir: “en la consulta del 1 de mayo, B tiene la fecha de caducidad más temprana y cinco días menos de vida útil que A”. Esa frase describe los datos del ejemplo.

Para afirmar que se evitó una pérdida habría que contar con cantidades y salidas posteriores; para afirmar que se produjo una pérdida habría que conocer qué saldo llegó efectivamente a la fecha y cómo se registró su estado. Una etiqueta FEFO, por sí sola, no responde esas preguntas.

Qué dato permite ordenar

Para comparar lotes, cada fecha debe corresponder a su partida. En su modelo, la OMS señala que el control debe poder manejar números de lote y fechas de caducidad, y que las existencias físicas y registradas deberían conciliarse periódicamente. Las discrepancias significativas se investigan y se conservan registros. La explicación no requiere asumir una pantalla concreta: el punto es que un valor aislado solo ordena el lote identificado por ese valor. OMS, TRS 986, anexo 3, §IV.5.6, p. 187.

En el mismo modelo, el registro de cada entrega incluye descripción, calidad, cantidad, proveedor, lote del proveedor, fecha de recepción, lote asignado y fecha de caducidad. La OMS también menciona registros de recepciones y salidas por lote, y relaciona la trazabilidad de lotes con las retiradas de producto.

Así se entiende por qué entrada y caducidad no son dos formas de nombrar la misma fecha: el registro puede contener ambas y cada una sirve para una pregunta diferente. OMS, TRS 986, anexo 3, §IV.5.7, p. 188.

La tabla resume cómo leer esos campos; no reproduce un formulario de la OMS. Por ejemplo, si un inventario agrupa A y B bajo una sola cantidad, puede conservar el total del producto y perder la distinción necesaria para decir qué fracción corresponde a la fecha más temprana. A la inversa, una fecha asociada a un lote sin saldo actual puede seguir apareciendo en un registro histórico, pero no describir una existencia que aún esté disponible.

Imaginemos que la etiqueta de A indica el 30 de junio, pero una línea de inventario muestra el 15 de junio con una referencia cuya correspondencia con A no está clara. FEFO puede ordenar primero esa fecha si la consulta usa ese campo; el resultado no demuestra que la fecha pertenezca a A.

Separar lo que muestra la etiqueta, lo que guarda la línea y la identificación del lote permite describir la discrepancia sin adivinar su causa. La OMS incluye la investigación de diferencias significativas entre existencias físicas y registros; esta comparación concreta es una lectura editorial, no un formulario ni un flujo que la OMS prescriba.

La diferencia entre cantidad contada y cantidad registrada afecta también a la interpretación de la prioridad. La OMS recomienda investigar discrepancias significativas como comprobación frente a mezclas inadvertidas o entregas incorrectas. Si el saldo físico y el registro no coinciden, una lista ordenada puede reflejar el estado del registro y no explicar por qué falta o sobra producto.

La fecha puede estar bien ordenada y, aun así, la conclusión sobre las unidades que realmente quedan ser incierta. Esa es la razón práctica de separar el saldo observado, el saldo registrado y la fecha vinculada al lote. OMS, TRS 986, anexo 3, §IV.5.6, p. 187.

Una lista muestra los registros devueltos por la consulta en ese momento. Para comparar dos fechas, las entradas y salidas por lote ayudan a localizar cambios: pudo llegar otra partida, salir parte del saldo o corregirse un dato. La diferencia entre dos capturas no demuestra que haya cambiado el criterio de orden. La OMS describe la conciliación de existencias y los registros por lote, pero no fija una herramienta ni un intervalo común a todos los sectores.

El identificador de lote también sirve para una pregunta distinta de la prioridad: localizar unidades que proceden de una entrega concreta. La OMS incluye tanto el número de lote del proveedor como el lote asignado en sus ejemplos de registros, y señala que la trazabilidad por lote es esencial ante una retirada.

Eso explica por qué conservar una relación entre los identificadores puede importar incluso cuando dos lotes tienen la misma fecha. FEFO los ordenaría por fecha; la trazabilidad permitiría distinguir a cuál entrega o registro se refiere cada saldo.

El anexo no obliga a todos los sectores a usar los mismos campos, pero sí muestra que “fecha más temprana” y “lote identificable” son datos complementarios en ese modelo. OMS, TRS 986, anexo 3, §IV.5.7, p. 188.

Empates y fechas con distinta precisión

Si dos lotes tienen la misma fecha de caducidad, ese valor no basta para ordenarlos uno respecto del otro. FEFO identifica la fecha más temprana entre fechas diferentes, pero las fuentes citadas no establecen un criterio secundario universal para desempatar. SAP EWM describe su criterio de vida útil y remite a requisitos de estrategia; el documento no autoriza a atribuir cada orden visible a FEFO cuando dos registros comparten fecha.

Sin conocer el orden adicional del sistema consultado, lo preciso es decir que ambos lotes empatan en esa fecha.

El formato también limita la comparación. Si el registro solo contiene mes y año, no aporta el mismo detalle que día, mes y año. Convertir “junio de 2026” en el día 1 o el 30 añadiría una convención que no aparece en ese dato. Las fuentes usadas aquí no fijan cómo tratar todos los formatos incompletos en cualquier producto.

Por eso la comparación debe conservar la precisión que trae el registro; no permite afirmar qué lote vence antes si el dato no distingue el día.

Un empate o una fecha incompleta puede dejar la clasificación indeterminada; la etiqueta FEFO no aporta el dato que falta ni establece por sí sola un desempate.

La fecha y el estado del producto responden preguntas distintas

La fecha de caducidad no acredita por sí sola cómo se conservó una partida. En §IV.5.3 la OMS relaciona FEFO con almacenamiento en condiciones adecuadas establecidas por el fabricante, segregación de lotes y rotación; también indica que las instrucciones de almacenamiento de la etiqueta se basan en resultados de estabilidad. Eso sitúa la fecha dentro de un contexto de producto y almacenamiento.

El documento no dice que comparar fechas demuestre que se cumplieron las condiciones ni permite inferir el efecto de cualquier incidencia. OMS, TRS 986, anexo 3, §IV.5.3, p. 186.

El mismo anexo trata por separado los productos obsoletos y vencidos: su apartado IV.5.6.1 indica que el stock debe comprobarse con regularidad y que se tomen precauciones para prevenir la expedición de productos obsoletos o vencidos dentro de ese modelo. Esta separación importa al interpretar una lista.

El orden FEFO describe una prioridad temporal; no determina la condición del lote ni sustituye el criterio que corresponda para tratar un producto que ya está vencido o cuyo estado no se conoce. OMS, TRS 986, anexo 3, §IV.5.6.1, p. 187.

La OMS presenta un modelo para agencias de compra de productos médicos; SAP Help describe estrategias de EWM 9.0. Estas referencias sirven para comparar el orden por entrada con el orden por caducidad. No establecen por sí solas una obligación jurídica general para almacenes españoles ni una regla para todos los WMS.

Preguntas frecuentes

¿Qué problema intenta evitar FEFO?

Evita que una partida con fecha de caducidad anterior quede detrás de otra con fecha posterior solo porque llegó antes; la OMS incluye el criterio en su modelo farmacéutico.

¿Por qué FEFO y FIFO pueden ordenar distinto?

FEFO compara fechas de caducidad; FIFO, fechas de entrada. SAP EWM 9.0 documenta ambos campos en estrategias distintas.

¿Una fecha más próxima significa que habrá merma?

No. Para conocer el saldo que llegará al vencimiento hacen falta cantidades y movimientos durante el periodo.

¿La primera fecha en la lista significa que el lote está en condiciones de salir?

La fecha solo establece prioridad temporal. El modelo de la OMS trata almacenamiento y productos vencidos por separado.

¿Hay un plazo universal para llamar “próximo a vencer” a un producto?

Las fuentes citadas no fijan un umbral único para todos los productos y almacenes.