FEFO: significado de la sigla y lectura práctica en almacén

FEFO viene de first-expiry, first-out: entre lotes comparables del mismo artículo, sale primero el que tiene la fecha de caducidad más próxima. La OMS emplea esa expresión en su modelo de aseguramiento de calidad para agencias de compra de productos médicos. En español se suele explicar como «primero en caducar, primero en salir». OMS, Technical Report Series 986, anexo 3, § IV.5.3

La palabra expiry nombra la fecha límite; expired describe un producto cuya fecha ya pasó. No son intercambiables: la OMS escribe first-expiry, no first-expired. Por eso, «primero en caducar, primero en salir» explica mejor el criterio que «primero caducado». La sigla ordena fechas futuras; por sí sola no dice qué hacer con un lote cuya fecha ya venció. OMS, § IV.5.3

FEFO se confunde a menudo con FIFO porque ambos pueden producir el mismo orden. FIFO toma como referencia la antigüedad de entrada; FEFO, la vida útil o vencimiento. Si el lote recibido primero también vence primero, ver qué lote salió no basta para saber qué criterio se aplicó. Cuando las fechas van en sentidos opuestos, el campo que ordena el sistema sí cambia el primer candidato.

Expiry, expired y las fechas que puede mostrar una etiqueta

Una fecha impresa o codificada no explica por sí misma qué representa. La GS1 General Specifications distingue varios identificadores de aplicación para fechas. AI (15) indica una fecha de consumo preferente: marca el final del periodo durante el cual se esperan determinados atributos o declaraciones de calidad, aunque el producto pueda mantener atributos positivos después.

AI (17) indica una fecha de expiración que limita el consumo o uso; su significado depende del artículo. GS1 General Specifications, Release 26.0, §§3.4.5 y 3.4.7, pp. 212–213

No conviene sustituir una por otra solo porque las dos contienen una fecha. AI (15) se refiere a características esperadas del producto y se usa principalmente para informar al consumidor; GS1 señala que puede ser un requisito regulatorio. AI (17) marca un límite de consumo o uso y también puede aparecer con los nombres use by o maximum durability date.

GS1 explica que el sentido de AI (17) depende del contexto del artículo: sus ejemplos mencionan un posible riesgo directo para alimentos y un posible riesgo indirecto en productos farmacéuticos si pierden eficacia. Esos ejemplos aclaran la definición del identificador; no determinan la clasificación de un lote concreto ni sus condiciones de uso. GS1 General Specifications, §§3.4.5 y 3.4.7

GS1 reserva AI (16), sell by, para la fecha que el fabricante acuerda con el cliente como último día de venta minorista; ese campo no equivale automáticamente a la fecha de expiración AI (17). GS1 General Specifications, §3.4.6, p. 212

La diferencia entre etiquetas importa en una lista de existencias. Una columna titulada «caducidad» podría proceder de un AI (17), de un maestro interno o de un campo definido por el software. El encabezado traducido no demuestra su origen. Para comparar fechas, hay que reconocer tanto el campo como el artículo al que pertenece; si la exportación perdió esa relación, primero se debe recuperar el dato fuente.

GS1 especifica que AI (15) se procesa junto al GTIN del artículo y AI (17) junto al GTIN o GCN correspondiente. La fecha no queda bien identificada si se separa de la identidad del artículo comercial. En el trabajo con lotes, el registro también debe conservar la asociación con el lote según el sistema local; GS1 establece el vínculo con el artículo, no cómo cada almacén relaciona sus lotes internos. GS1 General Specifications, §§3.4.5 y 3.4.7, pp. 212–213

Cómo leer la parte numérica de AI (15) y AI (17)

En GS1, el campo de fecha se escribe como año, mes y día, cada uno con dos cifras: YYMMDD. El identificador de aplicación que lo precede da el significado del campo. Leer solo los seis dígitos sin el AI deja fuera una parte esencial del dato: 260915 no dice por sí solo si representa consumo preferente o expiración.

La especificación también señala que el siglo se determina con la regla de su §7.12; no debe deducirse mirando únicamente los dos dígitos del año. GS1 General Specifications, §§3.4.5 y 3.4.7, pp. 212–213

El año, además, ocupa solo dos posiciones. GS1 limita este formato a fechas entre 49 años antes y 50 años después del año actual y remite a §7.12 para determinar el siglo. Por eso, YY no equivale siempre a un año de cuatro cifras escogido a simple vista; un lector de códigos y una persona que transcribe una etiqueta deben aplicar la regla de interpretación del estándar.

La especificación deja al usuario interpretar el tipo de fecha conforme a las prácticas del negocio, que pueden variar según la gama de productos. GS1 General Specifications, §§3.4.5, 3.4.7 y 7.12, pp. 212–213, 553

El día 00 tampoco equivale al día uno. Cuando el formato de AI (15) o AI (17) lleva 00 como día porque no hace falta especificarlo, GS1 interpreta la fecha como el último día de ese mes, incluidos los ajustes por año bisiesto. La especificación ilustra la regla con 130200, que representa el 28 de febrero de 2013, y 160200, que representa el 29 de febrero de 2016.

Una comparación que trate YYMM00 como el primer día del mes adelantaría la fecha respecto a lo que significa en ese formato. GS1 General Specifications, §§3.4.5 y 3.4.7, pp. 212–213

Con AI (15), por ejemplo, 261000 y 261031 expresan el último día de octubre de 2026: el primero usa el día 00, el segundo lo escribe. Dos cadenas distintas pueden, por tanto, representar la misma fecha de calendario. Antes de comparar valores exportados, interpreta el identificador y su formato; ordenar los seis caracteres como texto no equivale necesariamente a ordenar las fechas.

Este ejemplo de codificación no implica que un sistema concreto procese los valores de una manera determinada. GS1 General Specifications, §3.4.5, p. 212

GS1 V26 añade una precisión para productos sanitarios regulados: desde el 1 de enero de 2025 el día de AI (17) no debe expresarse como 00; hay que incluir un día válido del mes. Esa nota está acotada a esos productos regulados. No autoriza a reinterpretar a ojo un valor distinto, ni convierte la regla de codificación en un procedimiento de rotación o de liberación.

Si el registro y la etiqueta discrepan, conserva ambos valores y consulta la especificación aplicable o el origen del dato antes de concluir cuál fecha ordenó el sistema. GS1 General Specifications, §3.4.7, p. 213

Esto ayuda a separar tres preguntas distintas: qué fecha afirma el fabricante o el sistema, cómo la codifica la etiqueta y qué fecha utiliza el procedimiento para ordenar. La primera se responde con el registro del artículo y del lote; la segunda con el AI y la especificación; la tercera con la configuración o regla local. Una respuesta en una de esas capas no completa automáticamente las otras.

Un campo correctamente formado puede estar asignado a otro artículo; una fecha correcta en una etiqueta puede no ser el campo que FEFO lee. GS1 General Specifications, §§3.4.5 y 3.4.7 y SAP EWM 9.0, FIFO y Shelf Life Expiration Date

Un ejemplo con fechas cruzadas

Supongamos dos lotes hipotéticos del mismo producto, ambos comparables y aptos según un procedimiento local. El lote A llegó el 3 de mayo y vence el 30 de noviembre. El lote B llegó el 18 de mayo y vence el 15 de octubre. Con FIFO, A sería el primero por su fecha de entrada anterior; con FEFO, B sería el primero por su vencimiento más próximo.

El ejemplo aísla la diferencia entre campos; no simula un almacén ni una configuración real.

Si la fecha de B fuese AI (15) y la de A AI (17), todavía no se podría afirmar que B vence antes en el sentido operativo que requiere la regla. Primero habría que determinar si ambos campos representan el mismo criterio local y si el dato está ligado al artículo y lote correctos.

A continuación, se comprobaría si las fechas son comparables, incluidos su día y el significado del identificador. El cálculo cronológico solo sirve después de aclarar qué mide cada valor.

Imagina que una exportación muestra 260200 para un lote. Según GS1, para AI (15) o AI (17) ese valor significa el último día de febrero de 2026, no el primero; 2026 no es año bisiesto.

Si aparece como AI (17) para un producto sanitario regulado, la nota de V26 sobre la fecha de día válido desde 2025 cambia la pregunta: hay que averiguar por qué se presenta 00 en ese registro, sin reemplazarlo con un día inventado. Una etiqueta, una transcripción o un dato del maestro pueden explicar diferencias distintas. El valor solo no permite elegir entre ellas. GS1 General Specifications, §§3.4.5 y 3.4.7

Qué documenta SAP EWM 9.0

La documentación SAP EWM 9.0 describe una estrategia llamada Shelf Life Expiration Date. Según la sección de uso, la estrategia retira antes el stock con la fecha de caducidad más antigua. En los requisitos previos, SAP la relaciona con una regla de retirada de stock configurada.

La página documenta ese producto y esa versión; no muestra qué estrategia está activa en una instalación concreta y no permite generalizar el resultado a todos los sistemas de almacén. SAP EWM 9.0, Strategy: Shelf Life Expiration Date, secciones “Use” y “Prerequisites”

La página de FIFO en EWM 9.0 explica un campo más concreto. El sistema calcula la antigüedad del quant (la cantidad de stock que gestiona como unidad) desde la fecha de entrada de mercancías registrada. SAP indica que esa fecha se asigna al quant y a la solicitud de almacén por cada entrada; el usuario puede mantenerla o introducir otra.

La fecha que se use determina la edad calculada y afecta a la secuencia de ordenación de cada producto. Es decir, la recepción física no tiene por qué coincidir con el dato que aparece como fecha de entrada del sistema. SAP EWM 9.0, Strategy: FIFO, sección “Use”

En la descripción de uso, SAP dice que el sistema propone primero el quant más antiguo del tipo de almacenamiento desde el que se van a retirar existencias. Esa frase acota la propuesta del sistema a la operación y al tipo de almacenamiento seleccionado; no describe una comparación automática de todo el inventario del centro.

Si una pantalla parece contradecir la secuencia global esperada, revisa el ámbito de retirada además de la fecha que ordena. SAP EWM 9.0, Strategy: FIFO, sección “Use”

La misma documentación establece condiciones previas para FIFO, entre ellas configurar una regla de retirada de stock y ordenar por fecha de entrada ascendente. La lectura práctica no es que todo almacén deba adoptar esa configuración, sino que una comparación con SAP debe incluir la versión y el campo que la aplicación usa.

Una fecha alternativa introducida para un quant puede cambiar la edad computada y, por tanto, la secuencia de ese producto. Si los datos de llegada y de entrada registrada difieren, anota la diferencia; no atribuyas la salida a FEFO o FIFO sin comprobar qué campo intervino. SAP EWM 9.0, Strategy: FIFO, secciones “Use” y “Prerequisites”

Una sola salida no demuestra qué criterio ordenó. Si el lote recibido primero también tiene el vencimiento más próximo, FIFO y FEFO pueden seleccionar la misma existencia. Para distinguirlos en un caso real hacen falta las dos fechas y el criterio configurado.

El ejemplo de fechas cruzadas sirve para entender por qué la selección puede cambiar; no predice qué hará otro WMS ni sustituye la consulta de su manual o registro de configuración. SAP EWM 9.0, FIFO y Shelf Life Expiration Date

Qué revisar cuando el nombre de la regla no basta

Una revisión de FEFO empieza por el artículo y el lote, no por una traducción de la pantalla. Después identifica de dónde procede la fecha y qué significa el campo: AI (15), AI (17), un dato de recepción o una variable definida por el sistema. Por último, confirma qué estrategia o procedimiento compara ese campo. Esta secuencia ayuda a localizar el desacuerdo; no constituye un formulario de OMS, GS1 o SAP.

Por ejemplo, si una lista dice “fecha de vencimiento” pero no conserva AI, GTIN, lote ni fuente del dato, hay más de una explicación posible: quizá la columna se renombró al exportar, quizá muestra un dato maestro o quizá perdió el vínculo con la etiqueta. Cada explicación requiere un documento distinto para confirmarse. Buscar primero el dato original permite evitar que una diferencia de traducción se convierta en un cambio de procedimiento.

Una comparación interna puede registrar artículo, lote, identificador de fecha y valor original, origen del valor, fecha de entrada usada por el sistema, criterio y versión que generaron el orden. Son campos editoriales para reconstruir un resultado, no requisitos universales. Si el archivo de origen no conserva el AI o el artículo identificado, deja constancia de que el significado no quedó establecido. No rellenes el hueco con la fecha que parece más probable.

FEFO tampoco determina cómo resolver un empate. Si dos lotes comparables comparten el mismo vencimiento, el acrónimo no elige cuál aparece primero. FIFO podría ser un criterio secundario si la organización lo definió, pero ese desempate procede de una regla local. Lo mismo vale para una fecha ausente o ilegible: reemplazarla por fecha de fabricación, recepción o venta añade una regla que el significado de FEFO no contiene.

Rotación y estado del lote

La OMS sitúa FEFO en un pasaje sobre segregación de lotes, rotación y condiciones de almacenamiento fijadas por el fabricante, dentro de su modelo de aseguramiento para agencias de compra de productos médicos. Ese contexto respalda que la fecha y la gestión de stock se consideren junto a otras condiciones; no convierte la sigla en una autorización de salida para cualquier sector. OMS, TRS 986, anexo 3, § IV.5.3

Que una existencia aparezca primero por fecha no demuestra que esté liberada, que sea apta ni que se haya conservado bien. Esas conclusiones dependen de los controles que correspondan al producto y al proceso. Del mismo modo, que un lote esté liberado no significa que sea el primer candidato de FEFO. La secuencia y el estado son datos distintos; la sigla solo describe el criterio de prioridad por fecha.

Preguntas frecuentes

¿Qué significan las letras FEFO en inglés?

La OMS emplea first-expiry, first-out. La traducción explicativa más clara es «primero en caducar, primero en salir»: primero se ordena por la fecha de caducidad más próxima entre lotes comparables. OMS, § IV.5.3

¿FEFO significa “First Expired, First Out”?

No es la formulación que usa la OMS. Escribe first-expiry: la fecha de expiración, no un producto que ya esté expired. OMS, § IV.5.3

¿En qué se diferencia FEFO de FIFO?

FEFO compara la fecha de vencimiento o vida útil; FIFO, la fecha de entrada que el proceso utiliza para ordenar. En SAP EWM 9.0 ambas estrategias están documentadas por separado, dentro de esa versión. SAP EWM 9.0, FIFO y Shelf Life Expiration Date

¿Cómo explico FEFO en un procedimiento bilingüe?

Puedes mantener el rótulo de la pantalla y añadir una explicación como «orden por fecha de caducidad más próxima». Si el dato procede de GS1, conserva también el identificador AI y la identidad del artículo; traducir la etiqueta no cambia qué campo lee el sistema. OMS, § IV.5.3; GS1 General Specifications, §§3.4.5 y 3.4.7

¿FEFO autoriza la salida de un lote vencido?

No. La sigla explica una prioridad de rotación por fecha. No acredita liberación, aptitud ni conservación del lote; esas condiciones se consultan por separado en el proceso aplicable. OMS, § IV.5.3