Diferencia entre FIFO y FEFO al preparar pedidos

FIFO y FEFO se diferencian por la fecha que ordena la salida. FIFO prioriza la existencia que entró antes; FEFO prioriza la que caduca antes. SAP EWM 9.0 describe FIFO mediante la antigüedad de la unidad de almacén (quant) calculada desde la fecha de contabilización de la entrada, mientras que su estrategia de vida útil usa la fecha de vencimiento como criterio de orden.

Esas páginas explican funciones de una versión concreta de EWM; no deciden qué política debe adoptar cada instalación. SAP Help, Strategy: FIFO, EWM 9.0; SAP Help, Strategy: Shelf Life Expiration Date, EWM 9.0.

Las dos reglas se entienden mejor como criterios de secuenciación para existencias comparables del mismo producto. No eligen entre referencias distintas ni responden a qué material comprar. Para aplicar cualquiera hace falta que el sistema disponga de la fecha que la estrategia necesita, que los lotes puedan seleccionarse y que la organización haya definido qué productos entran en la regla. Una fecha de caducidad inválida no se corrige cambiando el acrónimo de la política.

La elección práctica depende de lo que haya que proteger. Si importa evitar que los lotes más antiguos permanezcan atrás, FIFO ofrece ese orden temporal por entrada. Si las fechas de vencimiento difieren y la prioridad es sacar primero lo que vence antes, FEFO atiende ese dato. Un proceso puede necesitar otros filtros antes del orden: calidad liberada, condiciones de almacenamiento, cliente, lote, ubicación o requisitos internos. No asumas que la regla de rotación reemplaza esos criterios.

Qué ordena cada sigla

FIFO, de first in, first out, suele traducirse como «primero en entrar, primero en salir». En la documentación de SAP EWM 9.0, el sistema propone primero el quant más antiguo del tipo de almacenamiento desde el que se retira stock. La antigüedad se calcula desde la fecha en que se contabilizó la entrada de mercancía, aunque el usuario puede adoptar otra fecha. Esa fecha afecta al orden para cada producto. SAP Help, Strategy: FIFO, apartados “Use” y “Prerequisites”.

FEFO, de first expired, first out, suele traducirse como «primero en caducar, primero en salir». La estrategia de vida útil de SAP dice que el sistema procura retirar primero los productos con la fecha de caducidad más antigua. Su prerrequisito remite a la estrategia FIFO, con la diferencia de que se especifica la fecha de vencimiento como criterio de ordenación.

De nuevo, describe cómo funciona EWM 9.0 cuando está configurado así; no es una instrucción para todo producto ni para toda empresa. SAP Help, Strategy: Shelf Life Expiration Date, apartados “Use” y “Prerequisites”.

Una forma rápida de recordarlo es preguntar: ¿qué fecha está delante en la cola? FIFO mira cuándo entró el stock; FEFO, cuándo termina su vida útil indicada. No confundas FIFO con «usar lo que se compró antes» si la fecha de recepción, la contabilización y la fecha efectiva de disponibilidad no son la misma. Y no confundas FEFO con «usar lo que ya venció primero»: la prioridad no convierte un producto vencido en apto para uso.

Ejemplo hipotético: dos lotes, una referencia

Supón que un almacén tiene dos lotes del mismo producto y ambos están liberados para la operación considerada. El lote A se recibió el 3 de marzo y su etiqueta indica vencimiento el 30 de octubre. El lote B se recibió el 7 de marzo y vence el 30 de junio. Las fechas son inventadas para enseñar cómo cambia el orden; no describen existencias reales ni sugieren una fecha de uso segura.

Con FIFO, A aparece primero porque su fecha de entrada es anterior. Con FEFO, B aparece primero porque su fecha de caducidad se acerca antes. El producto no cambió y tampoco cambió la identidad del SKU. Lo que cambió fue el dato elegido para ordenar los lotes disponibles.

Antes de aplicar el resultado, la persona responsable confirma que los dos lotes pertenecen al mismo producto, que sus estados permiten la salida, que las fechas proceden de la documentación correcta y que no se aplica una restricción adicional. El ejemplo no decide si A o B pueden utilizarse hoy. Si B está vencido, en cuarentena o reservado para otra orden, la regla de salida no debería saltarse esa condición.

Una tabla ayuda a ver la diferencia:

En una decisión real, la misma fecha debe conservar su definición. Si FIFO usa la contabilización de entrada en el WMS, la tabla no debería sustituirla por la fecha del pedido al proveedor sin autorización. Si FEFO depende de la caducidad, no uses la fecha de fabricación como sustituto salvo que la documentación y las reglas del producto definan expresamente esa relación.

Cómo elegir qué criterio aplicar

Empieza por describir la necesidad operativa, sin comenzar por una casilla de configuración. ¿Se quiere reducir el tiempo que el stock permanece almacenado? ¿Hay fechas de vencimiento que deben guiar la salida? ¿Qué condición define que un lote puede retirarse? ¿El producto tiene una instrucción del fabricante o un requisito contractual? Un criterio de orden debe servir a una necesidad y convivir con las condiciones de liberación.

Comprueba la documentación del producto. Algunas referencias tienen vida útil, condiciones de almacenamiento o restricciones por lote; otras pueden no usar una fecha de caducidad formal. La etiqueta y la ficha vigente ayudan a entender qué significa la fecha, desde cuándo aplica y para qué envase o condición. Si falta el dato o no se puede leer, solicita aclaración y aplica el proceso local para retener la existencia. No completes el campo con una fecha estimada por intuición.

Mira después el patrón de fechas en el inventario. Si las fechas de entrada suelen coincidir con el vencimiento, FIFO y FEFO pueden dar un orden parecido. Esa coincidencia no significa que sean intercambiables: un lote antiguo puede recibir una fecha de caducidad más larga, por ejemplo, y cambiar la prioridad. El análisis debe usar los datos reales de los lotes que el sistema seleccionaría, no solo una descripción general del producto.

Valida el alcance. Una regla puede aplicarse a unas referencias, zonas, clientes, condiciones o tipos de almacenamiento, no necesariamente a todo el catálogo. Pregunta si hay artículos con estado de calidad distinto, lotes reservados, productos sin fecha, unidades con varias fechas o pedidos que exigen un lote específico. No des por hecho que un mismo criterio sirve para materiales con usos o requisitos diferentes.

Finalmente, documenta quién aprueba la política y qué casos excepcionales requieren revisión. El software ejecuta una lógica de extracción, pero la dirección del almacén, calidad, compras, fabricación o prevención pueden tener que resolver requisitos que la estrategia no conoce. Una página de SAP describe la opción de SAP; la decisión local debe corresponder a la especificación y controles aplicables a la operación.

Configuración: la regla no funciona sin los datos previos

En SAP EWM 9.0, FIFO necesita una regla de retirada y una secuencia de búsqueda de tipo de almacenamiento, además de asignaciones en los datos de configuración correspondientes. La página SAP enumera esos prerrequisitos para su sistema. La estrategia FEFO reutiliza la base y especifica la caducidad como criterio de orden.

Los menús y nombres pueden variar entre versiones o implantaciones; consulta la documentación de tu versión y el diseño aprobado de tu entorno antes de reproducir pasos. SAP Help, EWM 9.0, Strategy: FIFO y Strategy: Shelf Life Expiration Date.

La configuración debe concordar con cómo se capturan y mantienen las fechas. En FIFO, la página describe que la fecha de entrada se fija al contabilizar la recepción, aunque el usuario puede aceptar esa fecha o introducir otra. Si se cambia el dato de entrada, la antigüedad calculada también puede cambiar; por ello, define quién puede corregirlo, cuál es la fuente válida y cómo se conserva la trazabilidad.

Un error de fecha puede hacer que una regla perfectamente configurada ordene el stock equivocado.

Para FEFO, comprueba que el sistema tenga la fecha de caducidad para cada unidad que entra en el conjunto de selección y que se transfiera correctamente durante la operación. Comprueba formatos, zona horaria si hay interfaces, fechas en blanco, lotes con varias condiciones y excepciones. El artículo no afirma que SAP cree automáticamente estos datos ni que todas las implementaciones utilicen los mismos campos o controles.

Haz la prueba en un entorno y con un conjunto controlado que represente el caso. Crea o selecciona dos lotes con fechas cruzadas como en el ejemplo y comprueba qué unidad propone el sistema. Verifica luego restricciones de disponibilidad, estado de calidad, ubicaciones y reservas para asegurarte de que la prioridad temporal se aplica dentro del universo previsto. Si la propuesta no coincide con la política, detén la liberación del cambio y revisa configuración y datos con el equipo responsable.

No uses una fecha cercana a la caducidad como razón para saltarte un bloqueo. Un sistema de rotación organiza el stock elegible; no decide si un lote ha sido aceptado, liberado, reanalizado o autorizado tras una incidencia. La gobernanza del producto tiene su propia lógica y autoridades. Si el ERP/WMS muestra una fecha pero la etiqueta o la ficha dicen otra, resuelve la discrepancia antes de preparar el pedido.

WHO y el alcance de la recomendación FEFO

La Organización Mundial de la Salud describe FEFO en su modelo de garantía de calidad para agencias de compra, almacenamiento y distribución de productos farmacéuticos. En ese documento, las agencias gestionan productos de salud y las recomendaciones se integran con las condiciones establecidas por el fabricante. El documento no es una instrucción general para cualquier almacén de manufactura en España. WHO, Technical Report Series 986, Annex 3, módulo IV, apartado de almacenamiento y distribución.

Ese ejemplo institucional sirve para entender por qué una política puede priorizar vencimientos cuando las fechas de vida útil afectan al producto. No autoriza a copiar la regla sin revisar otra población, sector o obligación. La propia fuente define su aplicación a agencias que adquieren y distribuyen productos farmacéuticos. Si una política industrial cita WHO, debe explicar que se trata de una referencia contextual, no de un mandato aplicable a piezas, materias primas o componentes de cualquier naturaleza.

Tampoco la mención a FEFO significa que cada vencimiento sea una prohibición idéntica en todos los marcos. La fecha, su naturaleza y las consecuencias dependen del producto, fabricante, legislación, contrato y sistema interno. La fuente WHO respalda lo que dice de su modelo; para una materia prima concreta se necesita la documentación de esa referencia y las reglas que rigen su uso.

Cuando falta una fecha o las reglas compiten

Si un lote no tiene fecha de vencimiento visible, localiza primero el dato en etiqueta, envase, ficha, certificado o registro de proveedor. Confirma que el número corresponda al lote y a la versión actual del producto. Si la información no aparece o la fuente no permite establecerla, no inventes una fecha para que el sistema procese FEFO. Usa el estado de retención o consulta definido localmente.

Si no se registró fecha de entrada con precisión, investiga la recepción y la contabilización. Una fecha posterior introducida como aproximación puede alterar el orden FIFO. Conserva quién hizo la corrección, qué evidencia consultó y qué regla local permite modificar el dato. Un campo de sistema no es una fuente documental por el mero hecho de estar completo.

Si FIFO favorece una unidad y FEFO otra, identifica primero cualquier prioridad obligatoria o bloqueo. Luego decide el criterio aplicable al producto y documenta por qué. Puede que un contrato o especificación imponga una regla; puede que una política interna haya elegido otra. No resuelvas el conflicto sacando el lote que resulte más cómodo para completar la orden.

Si un lote aparece vencido, no lo envíes solo porque es el primero según la fecha. Bloquea o consulta de acuerdo con el procedimiento vigente. La fecha de vencimiento, el estado del lote y una decisión de calidad son datos relacionados, pero no equivalentes. La rotación es una parte de la decisión del almacén; la aptitud de uso corresponde a la autoridad del producto.

Cuando un pedido necesita una referencia específica, cuando hay unidades de medida incompatibles o cuando el producto tiene un criterio especial, puede que la política estándar no deba aplicarse sin revisión. Mantén la excepción visible y conserva el motivo. Un listado de excepciones no tiene que ser largo para ser útil: debe permitir saber qué campo faltaba, quién resolvió la incidencia y cuál será el control para la siguiente recepción.

Indicadores para comprobar que la regla se ejecuta

La regla se puede revisar con datos operativos sencillos: antigüedad de lotes que permanecen en ubicación, cantidad de salidas que contradicen la secuencia prevista, registros sin fecha, excepciones de calidad y unidades vencidas o próximas a vencer. Antes de comparar, define cada indicador, fuente y ventana. La lista es una propuesta para la revisión interna; ni SAP ni WHO dictan aquí un cuadro de mando para cada almacén.

Una salida manual puede ser correcta si se explica por un bloqueo, reserva u otra prioridad acordada. Por eso, mide excepciones con su motivo, no como si toda desviación fuera un error. También puedes revisar si los cambios de fecha se repiten en un proveedor o flujo de recepción. El patrón puede señalar un problema de datos, aunque la gráfica no demuestre la causa.

Una tasa de lotes sin fecha carece de contexto si el denominador cambia. Indica cuántos lotes se revisaron, cuáles entraban en alcance y si el periodo tiene suficiente volumen para una conclusión práctica. No publiques porcentajes con una base que no puedas reconstruir. Mantén los resultados dentro del sistema autorizado y limita el detalle operativo a quienes lo necesiten.

Evalúa la regla a partir de sus resultados y de las obligaciones aplicables, no solo de que el sistema devuelva una secuencia. Un orden correcto técnicamente puede seguir siendo inadecuado si los datos de vida útil están incompletos o si el producto requiere otra revisión. Si se modifica la política, prueba la nueva condición con lotes representativos y registra la fecha efectiva del cambio para no mezclar comportamientos.

Criterio resumido para una decisión local

La decisión se puede expresar en cinco pasos:

1. Identifica producto, lote y estado de disponibilidad.
2. Confirma qué fecha está definida para ese dato y cuál es su fuente.
3. Determina qué regla se aplica a ese producto y por qué.
4. Comprueba que los prerrequisitos de datos y sistema se cumplen.
5. Registra la excepción o el resultado si la prioridad prevista no se puede ejecutar.

Esta secuencia evita tratar el acrónimo como una política completa. FIFO contesta qué entrada es anterior en la base que se haya acordado. FEFO contesta qué vencimiento es más próximo entre las existencias elegibles. Ninguno resuelve selección de producto, liberación, control de calidad ni autorización de uso por sí solo.

Preguntas frecuentes

¿Qué diferencia hay entre FIFO y FEFO?

FIFO prioriza la existencia recibida primero; FEFO la que tiene la fecha de caducidad más cercana. El criterio temporal cambia: entrada en un caso, caducidad en el otro.

¿FIFO y FEFO eligen productos distintos?

La comparación presupone existencias del mismo producto. Las reglas ordenan lotes o unidades disponibles según una fecha, pero no deciden qué referencia debe comprarse ni qué material debe entrar en un proceso.

¿Cuándo puede FIFO dar una salida distinta de FEFO?

Cuando un lote recibido antes vence después de otro recibido más tarde. En ese caso FIFO coloca primero la entrada anterior y FEFO el vencimiento anterior, siempre que ambos lotes sean utilizables y estén dentro del mismo conjunto de selección.

¿Qué hago si un lote no tiene fecha de caducidad registrada?

No inventes una fecha ni supongas que FIFO resuelve el dato ausente. Comprueba la etiqueta, la documentación del producto, la trazabilidad del lote y el procedimiento de calidad; bloquea o escala la excepción según las reglas de la organización.

¿La documentación de SAP obliga a usar FEFO?

No. Las páginas de SAP describen estrategias de extracción de SAP EWM 9.0 y sus criterios de ordenación. WHO explica FEFO dentro de un modelo de compra y distribución farmacéutica. Ninguna fuente determina la regla de todos los almacenes industriales.