Antes del lote, prepara las entradas

Cuando alguien pide “calcular el EOQ”, puede querer saber qué cifra sale o de dónde salen las entradas. En un almacén de planta, el tropiezo puede aparecer antes de cualquier fórmula: un historial con otra unidad o un coste mezclado entre periodo y pedido. Esta guía ordena esa preparación.

MIT presenta EOQ como política de cantidad de pedido dentro de un modelo determinista con demanda y costes definidos. El tamaño de reposición es una decisión bajo esos supuestos. Aquí usamos las fuentes para preparar D, coste por pedido y posesión; no para enseñar la fórmula ni recomendar Q*. MIT ESD.260, Lecture 7, pp. 13–17, UT Austin ORMM, “Deterministic/Infinite Replenishment / No Shortages”.

Para preparar las entradas del sitio, define el artículo y el horizonte; estima D con las salidas válidas; calcula S con los costes repetibles por pedido; y expresa H como coste por unidad y periodo. Revisa que las bases temporales sean compatibles antes de aplicar el modelo. Es una secuencia de trabajo propuesta aquí, no un procedimiento prescrito por MIT o UT Austin.

1. Define el artículo y el periodo de observación

Empieza por un código de artículo que identifique una sola referencia comercial y una unidad de inventario. Un nombre como “junta” puede agrupar diámetros, materiales o proveedores distintos. Si el registro contiene dos presentaciones —una unidad y una caja de diez—, normaliza las cantidades antes de agregarlas o conserva series separadas. No mezcles referencias solo porque cumplen una función parecida.

Escribe qué significa una unidad para la decisión: pieza, kilogramo, metro, caja o una unidad de uso definida por el sitio. Comprueba si el sistema guarda fracciones o solo enteros. La demanda, el coste unitario y la cantidad de reposición deben referirse a esa misma unidad. Si un proveedor factura en cajas pero el consumo se registra por pieza, documenta el factor de conversión y su vigencia antes de sumar.

Elige el periodo que tenga sentido para revisar el patrón y para expresar las tarifas disponibles: por ejemplo, doce meses completos si se está construyendo una cifra anual. Ese ejemplo no convierte el año en horizonte obligatorio. Un repuesto estacional, un producto recién introducido o una línea que cambió de régimen pueden requerir una lectura distinta. Registra fechas de inicio y fin y explica cualquier corte por cambio de sistema.

Las notas nombran D a la demanda media por unidad de tiempo; A, al coste fijo por pedido; r, a la tasa de posesión por valor y tiempo; v, al coste unitario de compra; y Q, a las unidades por pedido. La contabilidad del sitio puede usar otras etiquetas, así que deja documentada cada correspondencia. MIT ESD.260, Lecture 7, p. 14.

Las unidades permiten detectar mezclas: demanda por año no se empareja sin conversión con posesión por mes, y el coste por orden no es precio por unidad. En el modelo de cantidad económica, demanda, coste de emitir pedido y coste de mantener inventario son entradas con unidades compatibles. MIT ESD.260, Lecture 7, pp. 14, 17.

2. Estima demanda con movimientos comparables

Para preparar D, filtra las transacciones de salida para el artículo y el periodo que definiste. En un almacén, una salida puede ser consumo de producción, despacho a cliente, transferencia a otra ubicación, baja o corrección de inventario. No todas tienen el mismo significado para esta estimación. Conserva por separado el tipo de movimiento y acuerda cuáles representan demanda atendida para el caso.

Para estimar demanda, usa las salidas de inventario; una recepción aumenta el stock y cumple otra función. El número de órdenes tampoco sustituye las unidades consumidas: los lotes varían y la fecha de compra no suele coincidir con la de uso. UT Austin separa la retirada a una tasa de demanda de la reposición por lotes. UT Austin ORMM, “Deterministic/Infinite Replenishment / No Shortages”.

Revisa devoluciones, cancelaciones, transferencias y ajustes. Una devolución física al almacén puede compensar una salida si el artículo vuelve a estar utilizable, pero una devolución contable sin retorno físico no necesariamente lo hace. Un traslado entre dos ubicaciones del mismo centro puede ser demanda desde un almacén y una recepción en otro. Deja clara la frontera del inventario que estás midiendo para no sumar el mismo movimiento dos veces.

Hay otra limitación práctica: durante una rotura de stock quizá hubo solicitudes que no generaron una salida registrada. El historial de movimientos muestra lo atendido, no siempre toda la demanda que se intentó cubrir. Marca los periodos sin existencias y, si el sitio guarda pedidos pendientes o solicitudes canceladas, analiza cada grupo por separado.

No completes la diferencia con una estimación inventada; la página no modela ventas perdidas ni demanda no atendida. El caso de UT Austin citado es expresamente un modelo sin faltantes. UT Austin ORMM, “Deterministic/Infinite Replenishment / No Shortages”.

Si el periodo es de doce meses y las salidas netas válidas de un SKU suman 12.000 unidades, la media observada es D=12.000 unidades/año. No es un pronóstico ni garantiza el consumo del año siguiente. Anota junto al total cualquier parada de línea, compra extraordinaria o cambio de proveedor que pueda alterar su representatividad.

Cuando falte un mes, averigua primero si falló la extracción o si de verdad no hubo operaciones. No extrapoles los datos a un año por simple proporción. Un mes sin salidas puede significar ausencia de consumo, falta de existencias o un registro incompleto; esas situaciones no describen el mismo historial y conviene dejarlas anotadas.

Antes de cerrar la cifra, reconcilia el total con un informe independiente del sistema cuando exista: por ejemplo, un resumen de movimientos por SKU frente al registro de salidas. Compara unidades y fechas, no solo el gran total. Si los resultados divergen, resuelve la diferencia antes de transferir D a la hoja de cálculo de inventario. La conciliación es una comprobación propuesta para el sitio, no un control que las fuentes citadas impongan.

3. Calcula el coste que corresponde a un pedido

El segundo dato es el coste que se repite por cada pedido, según la frontera que definas. MIT trata el coste de ordenar como un importe fijo por orden y lo separa del precio de compra y de la posesión. En su desglose aparecen pedido y posesión como partidas distintas; por eso no corresponde trasladar la factura del producto entera al coste de emitir la orden. MIT ESD.260, Lecture 7, pp. 8, 17.

Define el evento: ¿empieza al abrir una solicitud interna, al enviar la orden de compra o al recibir el pedido? Una orden puede necesitar validación, carga en el sistema, coordinación con proveedor y comprobación de recepción. La elección de frontera cambia qué tareas pertenecen a S. Deja ese criterio por escrito; de otro modo dos analistas pueden usar la misma etiqueta para sumar actividades diferentes.

Para cada tarea repetible, usa un tiempo observado o una tarifa interna autorizada y aplica la base de la organización. En este ejemplo didáctico, 15 minutos de gestión a 0,30 €/min son 4,50 €; 20 minutos de recepción a la misma tarifa son 6,00 €. Juntas, esas tareas suman 10,50 € por pedido.

En el ejemplo, un cargo fijo de transporte de 8,40 € por expedición lleva el total hipotético a S=18,90 €/pedido si el método local lo asigna a la orden. Todos los importes son inventados, no tarifas de mercado. Un cargo por unidad o kilogramo se registra aparte; no es un coste fijo por pedido.

Evita doble conteo. Si la tarifa interna de recepción ya incluye descarga y alta de mercancía, no sumes otra vez esas mismas horas como una tarea independiente. Si un proveedor cobra el transporte dentro del precio unitario, no añadas el mismo importe como tarifa fija por orden. Guarda una tabla breve con concepto, base de cálculo, periodo, persona o sistema que aporta el dato y decisión de inclusión.

4. Expresa el coste de posesión por unidad y periodo

MIT define una tasa de posesión relativa al valor mantenido y al tiempo, junto al coste unitario de compra. En el modelo, esa tasa y el valor unitario permiten representar el coste de mantener existencias; el material no fija una tasa universal para una empresa. MIT ESD.260, Lecture 7, p. 14 y p. 17.

En el método local, H debe expresarse en dinero por unidad y periodo. Si se usa una tasa anual aplicada al valor del artículo, guarda la fuente, la fecha y el coste unitario. Si H se construye con partidas separadas, especifica cuáles entran y cómo se reparten. MIT relaciona tasa, valor y tiempo, pero no decide qué partidas debe incluir una empresa.

Una tasa tomada de una plantilla de internet no describe necesariamente el almacén. Una partida puede estar incluida en otro coste, cambiar según la temperatura o el modo de almacenaje, o no tener sentido para un artículo de rotación rápida. Pide la definición al área de costes y conserva la respuesta; si H no tiene respaldo, deja el dato pendiente.

Para mostrar la operación sin recomendar un porcentaje, supongamos que una hoja interna ficticia indica un coste unitario de 4,00 €/unidad y una tasa hipotética de 18 %/año sobre ese valor. La multiplicación da H=0,72 €/(unidad·año). El resultado solo ilustra cómo se convierten esas entradas; la tasa y el precio son inventados, no una referencia sectorial. Si el sistema ya informa directamente de coste por unidad y año, no vuelvas a aplicar otra tasa encima.

Comprueba el periodo de H. Convierte la tarifa mensual antes de compararla con la demanda anual y distingue el coste por unidad almacenada del coste total anual del almacén. Guarda el cálculo, el dato de origen y el criterio de reparto.

5. Alinea las bases antes de pasar al modelo

Antes de entregar los valores, prepara una ficha con: SKU y unidad; fechas del historial; criterio de salidas válidas; D y unidad temporal; frontera de un pedido; S en dinero por pedido; método de H y dinero por unidad-periodo; coste unitario si interviene; fuentes de cada cifra y exclusiones. Anota también quién confirmó las definiciones internas. Así otra persona puede repetir la extracción sin adivinar de qué hablaba cada columna.

La compatibilidad de unidades es una prueba rápida. Si D está en unidades/año, S en euros/pedido y H en euros/(unidad·año), la periodicidad del modelo está expresada en años. Si H está en euros/(unidad·mes), primero elige una única base temporal y convierte usando la convención interna. Si D mezcla piezas y cajas o S usa otra moneda, no pases a la siguiente operación hasta que las unidades sean coherentes y la moneda esté convertida a la base elegida.

En su caso determinista sin faltantes, UT Austin modela retiradas continuas a una tasa de demanda y reposiciones de tamaño fijo. En cambio, el caso base de MIT fija el plazo de entrega en cero; es una premisa de ese modelo, no una característica que debamos atribuir a cualquier almacén. MIT ESD.260, Lecture 7, p. 15.

Es una simplificación, no una descripción de cualquier almacén. Si la demanda fluctúa mucho, llegan cantidades parciales o el plazo varía, revisa si hace falta otro modelo. UT Austin ORMM, “Deterministic/Infinite Replenishment / No Shortages”.

Si la demanda anual observada suma 12.000 unidades en el caso hipotético, D equivale a 12.000 unidades/año; todavía faltan S y H para una decisión EOQ. Esta comprobación evita leer un volumen de consumo como si fuera por sí solo una recomendación de lote. Ni la cantidad anual ni el coste de compra aislado responden cuánto pedir en cada reposición.

Ejemplo de ficha, no de lote recomendado

Reúne ahora los datos del ejemplo inventado: 12.000 unidades de salidas válidas durante un año dan D=12.000 unidades/año; las tareas y cargo fijo definidos arriba dan S=18,90 €/pedido; el coste unitario ficticio de 4,00 €/unidad y la tasa inventada del 18 % anual producen H=0,72 €/(unidad·año). Las cifras sirven para verificar definiciones y unidades. No calculamos Q*, no se han tomado de WizeeMind y no describen un artículo real.

El registro final puede anotar que MIT define la demanda como promedio por unidad de tiempo, el coste de emisión como cantidad fija por orden y la tasa de posesión respecto al valor y al tiempo; el precio unitario y la cantidad de reposición tienen también su propia dimensión. Esa notación ayuda a detectar que un valor en euros por año no es intercambiable con euros por pedido. MIT ESD.260, Lecture 7, p. 14.

En la ficha añade una columna de decisión: “incluido”, “excluido” o “pendiente de confirmar”. Junto a cada marca, escribe el motivo. Una tasa no documentada puede quedar pendiente; un transporte cobrado por unidad puede excluirse de S para no tratarlo como fijo por pedido; una devolución no disponible para uso puede quedar fuera de las salidas netas válidas. Estas etiquetas pertenecen a la revisión del caso, no son categorías normativas.

Dónde deja de servir esta preparación

El modelo básico de MIT supone demanda determinista; su lista de referencia también separa demanda constante o variable, plazos, descuentos y faltantes. UT Austin presenta expresamente un modelo determinista sin faltantes. Esa ficha de entradas no representa por sí sola descuentos, ventas perdidas, retrasos inciertos, caducidad ni demanda aleatoria. MIT ESD.260, Lecture 7, pp. 13–17, UT Austin ORMM.

Con faltantes planeados, el modelo puede tratar de otro modo la demanda que no se atiende y el inventario que queda bajo cero. Para artículos que caducan o pierden valor, también puede cambiar la definición de coste de posesión. MIT distingue el coste de faltantes y otros ejes del modelo; aquí no se desarrollan esas variantes. MIT ESD.260, Lecture 7, pp. 6, 12–13.

El resultado de un modelo no es una orden automática. Compara el resultado con el mínimo de compra, el tamaño del embalaje, la capacidad, el presupuesto, el acuerdo con el proveedor y la criticidad del artículo. Si alguna de esas condiciones obliga a otra cantidad, deja constancia de la excepción; no ajustes los datos para hacer coincidir el resultado con lo que ya se compra.

Preguntas frecuentes

¿Qué significa D en los datos del EOQ?

Es la demanda media por unidad de tiempo en la notación de MIT. Para preparar una cifra del sitio, define primero el artículo y el periodo; después suma las salidas de inventario válidas de ese periodo y conserva la unidad, por ejemplo unidades por año.

¿Debo usar compras o salidas para estimar la demanda?

Para aproximar el consumo del artículo, parte de las salidas válidas del inventario y distingue ventas o consumos de traslados, ajustes y devoluciones. Las compras son reposiciones, no una medida directa de lo que se demandó durante el periodo.

¿Qué incluyo en el coste de emitir un pedido?

Identifica los recursos que se repiten por cada pedido en el proceso que has definido, como preparación administrativa o recepción, y mide su coste por pedido. Separa los importes por unidad y los costes de mantener inventario; no dupliques un concepto entre categorías.

¿Cómo expreso el coste de posesión H?

Debe representar dinero por unidad y periodo. Si el método local usa una tasa anual de posesión sobre el valor unitario, documenta ambas entradas y su periodo. La tasa del ejemplo es ficticia; no es un porcentaje recomendado para otras empresas.

¿Puedo obtener el lote EOQ con solo la demanda anual?

No. En el ejemplo, conocer D=12.000 unidades/año no determina por sí solo una cantidad de pedido; aún hay que estimar los costes relevantes y comprobar que el caso encaja con los supuestos del modelo. Esta página no calcula Q*.